Как объединить почту из Excel в Microsoft Word

Если вы хотите создать слияние почты из Excel в Word, это нечто большее, чем просто подключение рабочего листа. Независимо от того, настраиваете ли вы лист Excel с нуля или импортируете текстовый или CSV-файл, вам необходимо убедиться, что ваши данные структурированы правильно.

Мы покажем вам, как отформатировать список рассылки в документе Microsoft Excel, чтобы при подключении его к Слово для слияния почты, все работает корректно.

Импортируйте файл в Excel.

Если у вас есть текстовый файл или файл CSV в качестве источника данных для списка рассылки, вы можете импортировать его в файл Excel. Отсюда вы можете правильно упорядочить и отформатировать данные, прежде чем подключать их с помощью функции слияния почты или мастера в Word.

Хотя этот процесс аналогичен для версий Excel, он немного отличается для Microsoft 365 от Excel для Mac или других версий Excel.

Импортируйте файл с помощью Microsoft 365.

Если вы используете Excel с Microsoft 365 в Windows, выполните следующие действия, чтобы импортировать файл данных.

1. Перейти к Данные вкладку и выберите Из текста/CSV в разделе «Получить и преобразовать данные» на ленте.

1. Найдите и выберите файл. Тогда выбирай Импортировать.

1. Во всплывающем окне подтвердите или отредактируйте три раскрывающихся меню вверху: «Происхождение файла», «Разделитель» и «Определение типа данных».

1. Чтобы отформатировать поля при импорте, выберите Преобразование данных. Примечание. Если вы планируете отформатировать их позже, выберите Нагрузка импортировать данные напрямую.

1. Если вы выберете Преобразование данных, выберите первый столбец, который вы хотите отформатировать, в открывшемся окне Power Query.
2. Затем перейдите в Дом вкладку и используйте Тип данных раскрывающийся список в разделе «Преобразовать», чтобы выбрать формат.

1. Выбирать Заменить текущий.

1. Продолжайте этот процесс для каждого столбца вашего набора данных.
2. Когда вы закончите, вы увидите результаты предварительного просмотра и сможете выбрать Закрыть и загрузить на Дом вкладка.

Вы получите импортированный файл с указанием количества загруженных строк. Затем вы можете внести дополнительные изменения по мере необходимости и сохранить файл.

Импортируйте файл, используя другие версии Excel.

Если вы используете Excel на Mac или другую версию, например Excel 2013, выполните следующие действия, чтобы импортировать текстовый файл или файл CSV.

1. Перейти к Данные вкладка, откройте Получить данные меню и выберите Из текста.

1. Найдите и выберите файл. Тогда выбирай Импортировать или Получить данные.

1. В окне «Мастер импорта текста» выберите с разделителями и при необходимости установите «Начать импорт со строки», «Начало файла» и укажите, содержат ли ваши данные заголовки столбцов. Выбирать Следующий.

1. На следующем экране установите флажок для типа разделителя, который вы используете, например табуляции, запятой или пробела, и выберите Следующий.

1. На последнем экране у вас есть возможность отформатировать данные. Для этого выберите каждый столбец и выберите формат его данных вверху. Обратите внимание на даты: вы можете выбрать структуру; для числовых данных вы можете выбрать Передовой выбрать десятичные разделители и разделители тысяч. Выбирать Заканчивать.

1. В диалоговом окне «Импорт данных» выберите ячейку для Существующий лист или выберите Новый лист для данных. Выбирать Импортировать.

После этого ваш список получателей будет импортирован и готов к просмотру, редактированию и сохранению.

Настройте список рассылки в Excel.

Импортируете ли вы файл, как описано выше, или создаете список рассылки в Excel с нуля, следует помнить о нескольких вещах. Это может потребовать от вас корректировки данных Excel.

Убедись в том, что:

• Данные отформатированы правильно для текста, процентов и чисел (описано ниже).
• Имена столбцов на вашем листе соответствуют именам полей, которые вы планируете использовать в Word.
• Данные находятся на первом листе вашей рабочей книги.
• Рабочая книга сохраняется локально (на вашем компьютере).
• Редактирование или изменения завершаются перед подключением листа в Word.

Отформатируйте список рассылки Excel.

Помимо управления данными вашего списка рассылки в Excel, вы должны быть уверены, что они отформатированы правильно. Это обязательно для процентов и почтовых индексов.

• Проценты: по умолчанию проценты умножаются на 100. Отформатируйте проценты как текст, если вы хотите избежать этого расчета.
• Числа: форматирование чисел в соответствии с их категориями. Например, используйте Валюту для сумм в долларах.
• Почтовый индекс или почтовый индекс: форматировать почтовый индекс или почтовый индекс как текст. Если вы отформатируете их как числа, вы потеряете ведущие нули для таких кодов, как 00321.

Чтобы отформатировать данные, выберите столбец, перейдите к Дом вкладку и выберите формат в Числовой формат выпадающий список.

Имейте в виду, что хотя вы форматируете данные в соответствии с их категорией, они не отображают соответствующие символы при подключении к Word. Например, когда вы сопоставляете проценты, вы увидите только число, а не знак процента. Вам следует добавить нужные символы рядом с сопоставленными полями в документе слияния почты Word.

Готовы объединиться.

Когда у вас есть список получателей, готовый к работе в Excel, пришло время использовать функцию слияния почты Word, чтобы завершить процесс. Будь то персонализированные письма или сообщения электронной почты, ознакомьтесь с нашим руководством, чтобы создание слияния писем в Microsoft Word для получения полной информации.

Кроме того, вы можете узнать, как создавать метки в документе Word из таблицы Excel.