Como usar o rastreamento de reuniões do Outlook para ver quem aceitou

O Microsoft Outlook permite que os organizadores da reunião visualizem uma lista de pessoas que aceitaram um convite para a reunião. Isso significa que você pode usar o rastreamento de reuniões do Outlook para ver uma lista de todos que responderam ao seu reunião e, na maioria dos casos, você pode ver quem aceitou a reunião, mesmo se você não estiver presente organizador.

Veremos como funcionam as respostas às reuniões no Outlook e como visualizar o rastreamento de participantes da reunião no o navegador, desktop e versões móveis para que você possa ver quem aceitou um convite de reunião no Outlook.

Você deve optar por enviar uma resposta?

Ao receber um convite para uma reunião, você pode escolher Aceitar, Provisório, ou Declínio. Qualquer que seja a resposta que você escolher, você pode optar por:

• Edite a resposta antes de enviar
• Envie a resposta agora
• Não envie uma resposta

Se você escolher a terceira opção, o organizador da reunião não receberá um e-mail com sua resposta. Isso não significa necessariamente que sua resposta não será rastreada. Se você estiver usando

Outlook para Mac, Outlook na web, Outlook para iOS ou Outlook para Android, sua resposta ainda será rastreada, mesmo se você escolher “Não enviar uma resposta”.

Além disso, se você é um Microsoft 365 usuário e você escolhe aceitar, aceitar provisoriamente ou recusar um convite de reunião sem enviar uma resposta, o organizador da reunião e outros participantes que são usuários do Microsoft 365 ainda poderão ver seu resposta.

Microsoft para Windows é a exceção. Se você for convidado para uma reunião e escolher “Não enviar uma resposta”, nem o organizador da reunião nem os outros participantes poderão ver sua resposta ao convite. No entanto, pode não ser o caso por muito tempo. A Microsoft afirma: “Planejamos atualizar esse comportamento no Outlook para Windows também, mas ainda não temos uma data de lançamento prevista”.

Por último, esteja ciente de que se a reunião foi organizada por um usuário do Microsoft 365, a lista de convidados e suas respostas podem ser visualizadas em qualquer aplicativo do Outlook, exceto Outlook para Android. As respostas não podem ser visualizadas em aplicativos que não são do Outlook.

Como usar o rastreamento de reuniões do Outlook em um navegador

Siga estas etapas para ver as respostas a uma reunião no Outlook online.

1. Navegar para outlook.office.com e faça login com seu nome de usuário e senha.
2. Selecione o ícone de calendário à esquerda.

1. Selecione a data da reunião que você deseja acompanhar.

1. Selecione a reunião específica para a qual deseja ver as respostas.

1. No pop-up de informações da reunião, selecione o ícone de seta diagonal “Exibir evento”.

1. Na visualização expandida do evento, você verá informações sobre quem organizou a reunião e como os convidados responderam.

1. Expanda cada categoria selecionando o > ícone para ver as respostas individuais.

Conforme mencionado, se você for um usuário do Microsoft 365, as etapas acima devem funcionar, seja você o organizador da reunião ou não.

É importante notar que não há uma boa maneira de copiar a lista de respostas do Outlook online. Para isso, você precisará do aplicativo de desktop Outlook.

Como usar o rastreamento de reuniões do Outlook no aplicativo de área de trabalho

Os usuários da maioria das versões de desktop do Outlook podem seguir estas etapas para ver quem aceitou um convite de reunião no Outlook. Conforme observado, isso só funcionará se você for o organizador da reunião.

1. Abra o Outlook e selecione o calendário no painel de navegação do Outlook.

1. Selecione a reunião de seu interesse no calendário.
2. Selecione os Reunião ou Ocorrência de Reunião aba.

1. Selecione Rastreamento.

1. Se a reunião for recorrente, opte por visualizar o rastreamento da ocorrência da reunião ou de toda a série.

1. Você verá uma lista dos convidados da reunião e suas respostas.

1. Se você quiser imprimir uma lista de respostas ou colá-las em outro lugar, selecione a seta suspensa ao lado de Rastreamento no Reunião guia e escolha Copiar o status para a área de transferência.

1. Agora você pode colar (Ctrl + V) as informações de rastreamento em um documento como Word ou Excel para imprimir ou colá-lo em qualquer outro lugar que você quiser, como em um e-mail ou mensagem de bate-papo.

Embora o aplicativo de desktop do Outlook para Windows seja um pouco mais pesado e menos elegante do que sua versão online, a capacidade de copiar facilmente as informações de rastreamento de reuniões é um bom recurso.

Como ver quem aceitou um convite de reunião no Outlook para celular

Quando estiver em trânsito, você ainda pode verificar quem aceitou um convite de reunião usando o aplicativo Outlook para seu dispositivo móvel.

1. Inicie o aplicativo Outlook.

1. Selecione o calendário.

1. Selecione uma reunião no calendário.
2. Debaixo Participantes, você verá uma lista de pessoas que aceitaram o convite para a reunião.

1. Se a reunião tiver muitos participantes, você verá um link para Ver todos os participantes.

1. Selecione os Ver todos os ### participantes link para ver uma lista de todos os participantes classificados por resposta (aceito, provisório, recusado).

Como alterar o que o Outlook faz com as respostas às reuniões

Os organizadores de reuniões usando o Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 e Outlook 2013 podem alterar a forma como o Outlook processa as respostas da reunião. Você pode optar por ignorar as respostas da reunião em sua caixa de entrada. As respostas da reunião são configuradas para ignorar sua caixa de entrada por padrão, mas você pode alterar esse comportamento se desejar.

1. No Outlook, selecione Arquivo > Opções.

1. No Opções do Outlook janela, selecione Correspondência.

1. No Rastreamento seção, se a caixa rotulada Processe automaticamente solicitações de reunião e respostas a solicitações de reunião e pesquisas estiver marcada, nenhuma resposta da reunião aparecerá em sua caixa de entrada, a menos que o convidado adicione um comentário à resposta. As informações de rastreamento para a reunião serão atualizadas em conformidade. Se você desmarcar esta caixa, receberá uma mensagem em sua caixa de entrada sempre que um participante atualizar sua resposta.
   

1. Da mesma forma, você pode marcar a caixa marcada Atualize as informações de rastreamento e exclua as respostas que não contenham comentários. A reunião será atualizada com todas as respostas que você receber, e as próprias respostas serão excluídas se não contiverem comentários.

Como você pode ver, apenas ajustando algumas configurações diferentes, você pode faça com que o Outlook faça exatamente o que você deseja com respostas de reuniões e informações de rastreamento.

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