Синтаксис функцій у Excel: все, що вам потрібно знати

Розуміння того, як будувати формули, є фундаментальним кроком у навчитися користуватися Excel. Ось початковий опис синтаксису функцій і формул у MS Excel.

Хоча ви можете далеко зайти, просто скопіювавши формули з інших електронних таблиць або вставивши функції Excel зі спеціального меню, доцільно отримати принаймні базові знання про синтаксис працює. Таким чином ви зможете виправити будь-які помилки або налаштувати формули, щоб отримати максимальну віддачу від електронної таблиці.

Що таке синтаксис?

Мови програмування створені для того, щоб ви могли інструктувати комп’ютер за допомогою структурованих речень. Синтаксис просто стосується правил такої структурованої мови, оскільки комп’ютер недостатньо розумний, щоб розібрати будь-який текст, який відхиляється від очікуваного стандарту.

Microsoft Excel, хоча і не є мовою програмування, тим не менш, має можливість інструктувати програму за допомогою формул. І, як і будь-яка інша форма машинних інструкцій, у цього є власний синтаксис. Розуміння цього синтаксису є ключовим для використання можливостей програми для роботи з електронними таблицями.

Що таке формула в Excel?

Формула Excel — це вираз, який можна ввести в клітинку замість фактичних даних за допомогою математичних операцій або інших функцій для отримання результату. Наприклад, можна записати формулу для складання всіх чисел у стовпці та відображення результату.

Навіщо для цього використовувати формулу? Адже ви можете вручну розрахувати результат самостійно і просто ввести його в потрібне поле.

Перевага використання формули замість твердого значення для обчислень полягає в тому, що це полегшує оновлення електронної таблиці. Кожного разу, коли ви вносите будь-які зміни в базові дані, які входять у обчислення, Excel автоматично перераховуватиме результати для вас.

Це означає, що ви можете легко розширити формулу до сотень і тисяч комірок без втрати точності. Ви навіть можете скопіювати та вставити ці формули в робочі книги, і Excel автоматично налаштує параметри відповідно до свого нового розташування.

Побудова базової формули.

Ви вводите формулу в клітинку, починаючи зі знака рівності, а потім вводячи вираз. Наприклад, якщо ввести це, ви отримаєте суму цих двох чисел:

= 30 + 40.

Звичайно, виконувати такі обчислення на статичних числах не дуже корисно. Щоб додати числа, що містяться в комірці, необхідно використовувати посилання на комірки.

Подібно до квадрата на шахівниці, на клітинки електронної таблиці можна посилатися за допомогою комбінації їх алфавітних і цифрових позицій. Номер числового рядка збільшується в міру того, як ви переходите по електронній таблиці, тоді як номери алфавітних стовпців просуваються праворуч.

Можливо, ви помітили очевидну проблему з цим – алфавіти закінчуються досить швидко, тож як щодо стовпців після Z? Тоді ми просто починаємо комбінувати алфавіти, даючи нам AA, AB, AC і так далі.

Використовуючи це посилання, ви можете використовувати значення будь-якої клітинки електронної таблиці у формулі. Подобається це:

= A1 + A2.

Зауважте, що після натискання клавіші Enter формула з’явиться лише в рядку формул – сама клітинка містить результуюче значення. Тому вам потрібно вибрати клітинку, щоб визначити, чи її значення отримано з формули чи введено в неї вручну.

Це все, що вам потрібно для створення основних формул, які самостійно виконують обчислення. Найкраще те, що якщо ви змінюєте будь-яку клітинку, на яку посилаються, результат оновлюється сам по собі.

Вступ до функцій.

Посилання на клітинки та базова арифметика можуть завести вас далеко, але вони залишають бажати кращого. Писати формули для додавання сотень комірок, наприклад, може бути втомливим, навіть якщо ви знаєте посилання.

Ось де з’являються функції. Як і будь-яка мова програмування, Excel містить низку вбудованих функцій, які можуть виконувати складні завдання з відносно простим синтаксисом.

Функції викликаються за їх назвою, за якою слідують будь-які аргументи, укладені в дужки (або дужки, як вони строго називаються). Наприклад, ви можете використовувати функцію SUM, щоб легко додати велику кількість клітинок:

Щоб ще більше скоротити формулу, ми можемо вказати діапазон замість введення посилання на кожну комірку. Наприклад, можна ввести A1:A4, щоб включити весь діапазон клітинок від A1 до A4. Це також можна поширити на рядок і включити скільки завгодно клітинок.

SUM — не єдина доступна вам функція. Повний список можна отримати, натиснувши символ ƒ𝑥 поруч із рядком формул, але ось кілька найпоширеніших:

• СЕРЕДНЯ – Інша базова функція, функція AVERAGE, повертає середнє значення діапазону введених у неї значень. Дуже корисний для фіскальних розрахунків.

• СЧИПИТИСЯ – Цей працює з текстом, а не з числами. За допомогою CONCATENATE ви можете з’єднати два рядки разом і вивести остаточне значення. Корисно для створення тексту з умовними операторами та їх об’єднання для кінцевого результату.

• LEN – Скорочена форма Length, LEN просто підраховує кількість символів у заданому рядку, включаючи пробіли. Його використання дуже ситуативне (наприклад, з’ясування, чи справді порожня клітинка має пробіли), але краще, ніж підрахунок символів вручну.

• ТРИМ – Досить часто випадково вводять зайві пробіли в деякі комірки, викидаючи результати деяких обчислень або операцій CONCATENATE. Функцію TRIM можна використовувати для видалення всіх зайвих пробілів, залишаючи лише один пробіл між кожним словом.

Логічні функції.

Досі ми бачили купу різних функцій, які виконують багато корисних завдань, наприклад SUM, AVERAGE або TRIM. Але як щодо логічних порівнянь?

Як і будь-яка інша мова програмування, синтаксис Excel включає такі логічні оператори, як ЯКЩО, І, а також АБО. Найбільш корисною є функція IF, а дві інші часто використовуються в логічному виразі.

Синтаксис IF простий: логічний вираз, який має значення ІСТИНА або ЛОЖЬ, за якими слідують значення, яких слід дотримуватися в будь-якій умові, заданій послідовно. Звичайно, все це береться в дужки і відокремлюється комами. Щось на зразок цього:

Зауважте, що останній аргумент можна опустити, і в цьому випадку функція поверне значення, лише якщо умова виконується. Це можна використовувати для побудови складних формул шляхом умовного включення значень у обчислення.

З іншого боку, перший аргумент може приймати різні форми. Логічний вираз може бути просто порівнянням двох значень за допомогою таких символів, як «

Це пояснюється тим, що і І, і АБО повертають лише значення ІСТИНА або ЛОЖЬ, а не текстовий рядок або числове значення. Ви використовуєте ці функції, включаючи два логічні вирази як аргументи; AND повертає TRUE, якщо обидва аргументи мають значення TRUE, тоді як OR повертає TRUE, навіть якщо один із них є TRUE. В іншому випадку повертається FALSE.

Використовуючи IF, AND та OR, можна побудувати дуже складні вкладені умови, які оцінюють купу різних значень, перш ніж остаточно виплюнути результат. Хоча такі формули часто схильні до помилок через усі задіяні дужки та коми. Краще розділити розрахунки та зробити все просто.

Щоб ще більше спростити, Excel містить кілька функцій, які поєднують IF з іншими корисними операціями, такими як SUM або AVERAGE.

Копіювання формул.

Часто потрібно виконувати обчислення одного типу в різних діапазонах комірок на аркуші, відображаючи результати в окремих клітинках. Чи потрібно вручну вводити ту саму формулу знову і знову, щоразу змінюючи посилання на клітинки?

Ні, ви можете просто скопіювати їх.

Коли ви намагаєтеся вставити скопійовану клітинку в Excel (клацнувши правою кнопкою миші на цільовій клітинці), вам пропонується кілька варіантів вставки. Ви можете вставити комірки повністю, скопіювати лише значення або навіть вставити лише формулу.

А ще краще, вставлену формулу змінено, щоб відобразити відносне посилання відповідно до її нового розташування. Якщо ви скопіюєте формулу, що підсумовує значення стовпця A, і вставите її в іншу клітинку, це оновить посилання з новим номером стовпця.

Що вам потрібно знати про синтаксис функцій Excel?

Як початківець, не намагайтеся запам’ятати кожну наявну функцію Excel. Більшість із них рідко бувають корисними, і ви можете знайти їхній синтаксис, натиснувши кнопку ƒ𝑥 біля панелі формул.

Пам’ятайте про базовий синтаксис формули Excel – знак рівності, за яким слідує вираз, який може містити кілька функцій. Кожна функція приймає деякі аргументи (хоча деякі функції їх не приймають) і повертає значення, яке потім можна використати в іншій функції чи обчисленні.

Хоча такі функції вкладення можуть ускладнюватися досить швидко, втрачаючи вас у безладі відсутніх дужок. Ми рекомендуємо, щоб кожна формула була простою та зрозумілою, розтягуючи складні обчислення на кілька комірок, щоб усе було керованим.