วิธีใช้ Smartsheet: บทช่วยสอนสำหรับผู้เริ่มต้น

สำหรับเครื่องมือบนระบบคลาวด์และบนเว็บสำหรับติดตามโครงการ งาน รายการ สมาชิกในทีม และอื่นๆ Smartsheet.com มีคุณสมบัติที่หลากหลายและยืดหยุ่น

หากคุณกำลังพิจารณาที่จะทดลองใช้งานหรือสมัครทดลองใช้งานฟรีแล้ว การใช้เครื่องมือให้เกิดประโยชน์สูงสุดหมายถึงการรู้ว่าเครื่องมือนี้ช่วยอะไรคุณและทีมของคุณได้ มาดูวิธีใช้ Smartsheet สำหรับผู้เริ่มต้นใช้งานกัน

Smartsheet คืออะไร?

หากคุณเคยใช้แอพพลิเคชั่น เหมือนอาสนะ, Monday.com หรือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่คล้ายกัน Smartsheet เปรียบได้กับวัตถุประสงค์ โครงสร้าง และคุณลักษณะ คุณสามารถใช้คนเดียวหรือทำงานร่วมกับผู้อื่น สร้างแดชบอร์ดเพื่อการเข้าถึงรายการอย่างรวดเร็ว และเพลิดเพลินกับมุมมองที่หลากหลาย เช่น Kanban ปฏิทิน และตาราง

Smartsheet ยังมีเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ เทมเพลตสำหรับการเริ่มต้นอย่างรวดเร็ว รายงานที่เป็นประโยชน์ แบบฟอร์มแบบกำหนดเอง และการผสานรวมกับแอปพลิเคชันอื่นๆ เพื่อทำให้กระบวนการของคุณคล่องตัวขึ้น

วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นใช้ Smartsheet คือการสร้างหรือนำเข้าโครงการ แผ่นงาน หรือรายการงานที่คุณต้องการติดตาม จากนั้นเราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับคุณสมบัติของเครื่องมือแต่ละอย่าง

สร้าง นำเข้า หรือใช้เทมเพลต

เลือก ศูนย์โซลูชัน ไอคอน (เครื่องหมายบวก) ในการนำทางด้านซ้ายมือ จากนั้นคุณจะเห็นตัวเลือกที่ด้านบนซ้ายของหน้าจอสำหรับสร้างและนำเข้า

เลือก สร้าง, และคุณมีแปดตัวเลือกสำหรับกริด โครงการ การ์ด รายการงาน แบบฟอร์ม รายงาน และแดชบอร์ด/พอร์ทัล เลือกประเภทรายการที่คุณต้องการสร้าง ตั้งชื่อ แล้วเลือก สร้าง.

เลือก นำเข้า หากคุณมีแผนโครงการหรือแผ่นงานในที่อื่นๆ ที่คุณต้องการเริ่มต้น เลือก Microsoft Excel, Microsoft Project, Google ชีต หรือ Atlassian Trello จากนั้นทำตามคำแนะนำเพื่อนำเข้ารายการ

หากคุณต้องการเริ่มต้นด้วยเทมเพลตหรือชุดเทมเพลต ให้เลือก เรียกดูโซลูชันทั้งหมด, เลือกอุตสาหกรรม หรือใช้ ค้นหา กล่องเพื่อค้นหาสิ่งที่เฉพาะเจาะจง

เลือกเทมเพลตหรือชุดเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม แล้วไป ใช้เทมเพลต, เลือก ใช้ ปุ่ม.

สำหรับชุดแม่แบบ เลือก เรียนรู้เพิ่มเติม เพื่อรับรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับสิ่งที่รวมอยู่และดาวน์โหลดชุด

ใช้ผู้ช่วยโครงการ

หากเป็นโครงการใหม่ที่คุณต้องการเริ่มต้น คุณยังสามารถใช้ Project Assistant ได้อีกด้วย นี้จะช่วยให้คุณเริ่มต้นการตั้งค่าโครงการ

ใน ศูนย์โซลูชัน, เลือก ผู้ช่วยโครงการ. ตั้งชื่อโปรเจ็กต์ของคุณ ป้อนสองงานเพื่อเริ่มต้น และเพิ่มสองงานย่อยสำหรับงาน #1

จากนั้น คุณจะเห็นเลย์เอาต์มุมมองกริดสำหรับโปรเจ็กต์ใหม่พร้อมงานและงานย่อยที่คุณป้อน

ลักษณะโครงการ

การติดตามโครงการของคุณใน Smartsheet นั้นง่ายดายด้วยเครื่องมือการจัดการโครงการในตัว เช่น Gantt View

คุณมีจุดสำหรับงาน ระยะเวลา เริ่ม สิ้นสุด ก่อนหน้า มอบหมายให้ เปอร์เซ็นต์เสร็จสมบูรณ์ สถานะ และความคิดเห็นทางด้านซ้าย ทางด้านขวามือคือแผนภูมิแกนต์ของคุณ

คุณสามารถเพิ่มเส้นฐานและแสดงหรือซ่อนเส้นทางวิกฤติได้โดยใช้ไอคอนที่ด้านบนขวา

เลือก เกียร์ ไอคอนเพื่อเปิดการตั้งค่าโครงการ จากนั้นปรับการตั้งค่าการพึ่งพา การแสดงไทม์ไลน์ และการจัดการทรัพยากร

คุณสมบัติรายการงาน

รายการงานมีสิ่งที่คุณต้องการ ติดตามสิ่งที่ต้องทำ ตั้งแต่ต้นจนจบ

ป้อนชื่องาน วันที่ครบกำหนด ผู้รับมอบหมาย และสถานะ ใช้คอลัมน์เสร็จสิ้นเพื่อทำเครื่องหมายงานที่เสร็จสิ้นและส่วนความคิดเห็นสำหรับบันทึก

คุณสมบัติการ์ด

ถ้าคุณชอบวิธี Kanban ในการจัดการโปรเจ็กต์ คุณสามารถใช้เลย์เอาต์การ์ดได้ ไม่ว่าจะสำหรับตัวคุณเองหรือทีมของคุณ

คุณจะเริ่มต้นด้วยเลนสำหรับ Uncategorized, Backlog, Planning, In Progress และ Complete อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเปลี่ยนป้ายกำกับเหล่านี้ได้ตามโปรเจ็กต์ของคุณ

ใช้เครื่องหมายบวกเพื่อเพิ่มการ์ดในเลน การ์ดของคุณสามารถรวมรายการตรวจสอบงานย่อย ไฟล์แนบ ความคิดเห็น การพิสูจน์ และการเตือนความจำ คุณยังสามารถแก้ไขงานย่อยบนการ์ดในมุมมองที่ใหญ่ขึ้นได้ด้วยการเลือก แก้ไข ไอคอน (ดินสอ)

เลือกระหว่างมุมมองแบบย่อหรือแบบเต็มของการ์ด และปรับการตั้งค่ามุมมองการ์ดด้วยปุ่ม เกียร์ ไอคอนที่ด้านบนขวา

คุณสมบัติกริด

คุณใช้แอปพลิเคชันเช่น Microsoft Excel หรือ Google ชีต สำหรับติดตามรายการ? ถ้าใช่ เลย์เอาต์กริดก็เหมาะสำหรับคุณ ดูเหมือนสเปรดชีตที่มีคอลัมน์ แถว และเซลล์

คุณสมบัติแบบฟอร์ม

การสร้างแบบฟอร์มที่กำหนดเอง เป็นคุณลักษณะที่มีประโยชน์สำหรับโครงการทุกประเภท ด้วย Smartsheet คุณสามารถออกแบบแบบฟอร์มของคุณและปรับการตั้งค่าได้อย่างง่ายดาย

เพิ่มและลบองค์ประกอบของฟอร์มด้วยส่วนทางด้านซ้าย จากนั้นเลือกช่องแบบฟอร์มเพื่อปรับการตั้งค่าเฉพาะทางด้านขวา ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดฟิลด์ที่จำเป็น ใส่ป้ายกำกับหรือข้อความช่วยเหลือ ใช้การตรวจสอบความถูกต้อง และเพิ่มตรรกะ

ปรับการตั้งค่าแบบฟอร์มสำหรับธีมและแบรนด์ ความปลอดภัย การส่งแบบฟอร์ม และอีเมลสำหรับการส่ง

คุณสมบัติรายงาน

สร้างรายงานแถว รายงานสรุป หรือทั้งสองอย่าง เลือกแผ่นงานหรือโครงการและเพิ่มคอลัมน์ คุณสามารถเพิ่มตัวกรอง จัดเรียงและจัดกลุ่มคอลัมน์ และใส่ข้อมูลสรุปที่ด้านบนได้

คุณสมบัติแดชบอร์ด

ด้วยการสร้างแดชบอร์ด Smartsheet คุณสามารถดูสแน็ปช็อตของโปรเจ็กต์ ตรวจสอบรายการที่ใช้งานอยู่ ดูแผนภูมิที่มีประโยชน์ หรือดูเมตริก

ตั้งชื่อแดชบอร์ดของคุณ แล้วเลือกวิดเจ็ตที่คุณต้องการใช้ คุณจะเห็นวิดเจ็ตสวยๆ ให้เลือกมากมายทางด้านขวา และเลือกเพียงอันเดียวเพื่อเพิ่ม

เมื่อคุณมีวิดเจ็ตบนแดชบอร์ดแล้ว คุณสามารถปรับการตั้งค่าได้ คุณสามารถเพิ่มและจัดรูปแบบชื่อและเลือกการดำเนินการเมื่อมีคนคลิกที่วิดเจ็ต ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทวิดเจ็ต

การนำทาง เค้าโครง และเครื่องมือของ Smartsheet

Smartsheet นำเสนอวิธีง่ายๆ ในการนำทางแอปพลิเคชันและใช้เครื่องมือต่างๆ

การนำทางด้านซ้ายมือ

ทางด้านซ้าย คุณมีการนำทางหลักสำหรับหน้าแรก การแจ้งเตือน การเรียกดู ล่าสุด รายการโปรด WorkApps และศูนย์โซลูชัน เมื่อคุณเข้าสู่ระบบ Smartsheet ให้เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการเริ่มต้น

ที่ด้านล่าง เลือก ช่วย ไอคอน (เครื่องหมายคำถาม) ไอคอนสำหรับความช่วยเหลือหรือ บัญชี ไอคอนเพื่อปรับโปรไฟล์และการตั้งค่าของคุณ

เครื่องมือด้านขวา

ด้านขวาเป็นเครื่องมือ คุณจะเห็นสิ่งเหล่านี้บนหน้าจอสำหรับแต่ละรายการที่คุณใช้ เช่น โปรเจ็กต์ รายการงาน หรือการ์ด ข้อยกเว้นคือแดชบอร์ดและรายงาน

เมื่อคุณเลือกเครื่องมือ แถบด้านข้างจะแสดงรายการที่เกี่ยวข้อง คุณมีการสนทนา เอกสารแนบ หลักฐาน คำขออัปเดต เผยแพร่ บันทึกกิจกรรม และสรุป

การดำเนินการที่มีอยู่ในแถบด้านข้างขึ้นอยู่กับเครื่องมือ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถดูการสนทนาทั้งหมด การสนทนาที่ยังไม่ได้อ่าน หรือความคิดเห็นต่อแผ่นงานหรือแถว สำหรับสิ่งที่แนบมา คุณสามารถดูตัวอย่างไฟล์ ดาวน์โหลด เปลี่ยนชื่อ หรือเพิ่มคำอธิบาย

แถบเครื่องมือยอดนิยม

ที่ด้านบนของแต่ละรายการ คุณมีเครื่องมือเพิ่มเติม ทางด้านซ้าย คุณสามารถบันทึก พิมพ์ เลิกทำ หรือทำซ้ำการทำงานได้ ถัดจากนั้น คุณสามารถเปลี่ยนมุมมองของคุณซึ่งค่อนข้างสะดวก สลับระหว่างมุมมองกริด แกนต์ การ์ด หรือปฏิทิน

คุณจะเห็นปุ่มแบบอักษรและรูปแบบที่คล้ายกับที่คุณเห็น ใน Microsoft Word. ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนรูปแบบแบบอักษร ขนาด หรือสี เปลี่ยนการจัดตำแหน่ง จัดรูปแบบเป็นสกุลเงิน และอื่นๆ

คุณสมบัติและตัวเลือก Smartsheet เพิ่มเติม

เมื่อคุณเรียนรู้พื้นฐานของวิธีใช้ Smartsheet แล้ว ให้ดูคุณสมบัติและตัวเลือกเพิ่มเติมเหล่านี้

การแบ่งปัน: พร้อมกับการสนทนาตามเวลาจริงและ เครื่องมือการทำงานร่วมกันคุณสามารถปรับการตั้งค่าการแชร์และการอนุญาตสำหรับทีมของคุณได้ ใช้ แบ่งปัน ปุ่มด้านบนขวาเพื่อดูตัวเลือกของคุณ

บูรณาการ: เชื่อมต่อ Smartsheet กับแอปอย่าง Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira และอื่นๆ หากต้องการดูตัวเลือกของคุณ ให้ไปที่ ศูนย์โซลูชัน, เลือก เรียกดูโซลูชันทั้งหมดและเลือก ดูโปรแกรมเสริมเพิ่มเติม ในส่วนเสริม

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ: งานอัตโนมัติ สำหรับโครงการหรือแผ่นงานของคุณโดยการเลือกทริกเกอร์และการดำเนินการ คุณทำให้สิ่งต่างๆ เป็นแบบอัตโนมัติได้ เช่น การแจ้งเตือน คำขออนุมัติ บันทึกวันที่ หรือการล็อกแถว เลือก ระบบอัตโนมัติ แถบด้านบนแถบเครื่องมือด้านบน

คุณยังสามารถสร้างพื้นที่ทำงาน ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข และตรวจสอบฟังก์ชันการทำงานสำหรับการสร้างเว็บหรือแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่สำหรับบริษัทของคุณ

Smartsheet เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพและมีคุณสมบัติครบถ้วนสำหรับการจัดการโครงการทุกขนาด อย่าลืมตรวจสอบของพวกเขา ราคาแผนการสมัครสมาชิก เพื่อความเหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ

สำหรับเครื่องมือที่คล้ายกัน ให้ดูวิธีการ ใช้เครื่องมือ Todoist Kanban หรือวิธีการ ทำงานอย่างมีประสิทธิผลด้วย Trello.