Como criar várias listas suspensas vinculadas no Excel

Listas suspensas no Excel são ferramentas poderosas. Eles permitem que você forneça aos usuários uma seta suspensa que, quando selecionada, fornece a eles uma lista de opções.

Isso pode reduzir os erros de entrada de dados porque evita que os usuários tenham que digitar as respostas diretamente. O Excel ainda permite que você extraia os itens dessas listas suspensas de um intervalo de células.

No entanto, não para por aí. Usando algumas maneiras criativas de configurar a validação de dados para células suspensas, você pode até criar várias listas suspensas vinculadas, onde os itens que são disponível em uma segunda lista dependem da seção que o usuário fez na primeira lista.

Para que servem várias listas suspensas vinculadas?

Considere que a maioria dos formulários online preenche listas suspensas secundárias com base no que você respondeu na lista suspensa anterior. Isso significa que você pode tornar suas planilhas de entrada de dados do Excel tão avançadas quanto os formulários online. Ele se modificará com base nas respostas do usuário.

Por exemplo, digamos que você esteja usando uma planilha do Excel para coletar informações do computador de seus usuários que precisam consertos de computador.

As opções de entrada podem ser assim:

• Parte de Computador: Monitor, Mouse, Teclado, Sistema Básico
• Tipo de peça:
  • Monitor: Vidro, caixa, cabo de alimentação, eletrônicos internos
  • Rato: Roda, luz LED, cabo, botões, invólucro
  • Teclado: Chaves, Invólucro, Membrana, Cabo, Eletrônica Interna
  • Sistema Básico: Caixa, botões, portas, alimentação, eletrônicos internos, sistema operacional

Como você pode ver nesta árvore, as informações que devem estar disponíveis para seleção para “Tipo de peça” dependem de qual peça de computador o usuário seleciona na primeira lista suspensa.

Neste exemplo, sua planilha pode começar parecido com isto:

Se você criar várias listas suspensas vinculadas, poderá usar o item selecionado na lista suspensa em B1 para direcionar o conteúdo da lista suspensa em B2.

Vamos dar uma olhada em como você pode configurar isso. Além disso, fique à vontade para baixe nosso exemplo em Excel folha com o exemplo abaixo.

Crie sua folha de fonte da lista suspensa

A maneira mais limpa de configurar algo assim é criar uma nova guia no Excel onde você pode configurar todos os itens da lista suspensa.

Para configurar essas listas suspensas vinculadas, crie uma tabela em que o cabeçalho no topo sejam todas as partes do computador que você deseja incluir na primeira lista suspensa. Em seguida, liste todos os itens (tipos de peças) que devem estar sob esse cabeçalho.

Em seguida, você deseja selecionar e nomear cada intervalo para que, ao configurar a validação de dados posteriormente, possa selecionar o correto.

Para fazer isso, selecione todos os itens em cada coluna e nomeie o intervalo selecionado da mesma forma que o cabeçalho. Para nomear uma tabela, basta digitar o nome no campo sobre a coluna “A”.

Por exemplo, selecione células A2 Através dos A5e nomeie esse intervalo como “Monitor”.

Repita este processo até que você tenha todos os intervalos nomeados apropriadamente.

Uma maneira alternativa de fazer isso é usar o recurso Criar a partir da Seleção do Excel. Isso permite que você nomeie todos os intervalos como o processo manual acima, mas com um único clique.

Para fazer isso, basta selecionar todos os intervalos na segunda planilha que você criou. Então selecione Fórmulas no menu e selecione Criar a partir da seleção na fita.

Uma janela pop-up aparecerá. Certifique-se apenas Linha superior é selecionado e, em seguida, selecione OK.

Isso usará os valores do cabeçalho na linha superior para nomear cada um dos intervalos abaixo dele.

Configure sua primeira lista suspensa

Agora é hora de configurar suas múltiplas listas suspensas vinculadas. Para fazer isso:

1. De volta à primeira folha, selecione a célula em branco à direita da primeira etiqueta. Então selecione Dados no menu e selecione Data de validade na fita.

2. Na janela de validação de dados que se abre, selecione Lista em Permitir e em Fonte, selecione o ícone de seta para cima. Isso permitirá que você selecione o intervalo de células que deseja usar como fonte para esta lista suspensa.

3. Selecione a segunda planilha onde você configura os dados de origem da lista suspensa e, a seguir, selecione apenas os campos de cabeçalho. Eles serão usados ​​para preencher a lista suspensa inicial na célula que você selecionou.

4. Selecione a seta para baixo na janela de seleção para expandir a janela Validação de dados. Você verá o intervalo que selecionou agora exibido no Fonte campo. Selecione OK terminar.

5. Agora, de volta à página principal, você notará que a primeira lista suspensa contém cada um dos campos de cabeçalho da segunda página.

Agora que sua primeira lista suspensa está concluída, é hora de criar sua próxima lista suspensa vinculada.

Configure sua primeira lista suspensa

Selecione a segunda célula para a qual deseja carregar os itens da lista, dependendo do que está selecionado na primeira célula.

Repita o processo acima para abrir a janela de validação de dados. Selecione Lista na lista suspensa Permitir. O campo Origem é o que puxará os itens da lista, dependendo do que for selecionado na primeira lista suspensa.

Para fazer isso, insira a seguinte fórmula:

= INDIRETO ($ B $ 1)

Como funciona a função INDIRETA?

Esta função retorna uma referência válida do Excel (neste caso, para um intervalo), a partir de uma string de texto. Nesse caso, a string de texto é o nome do intervalo passado pela primeira célula ($ B $ 1). Portanto, INDIRETO pega o nome do intervalo e, em seguida, fornece a validação de dados suspensa com o intervalo correto associado a esse nome.

Observação: Se você configurar a validação de dados para esta segunda lista suspensa sem selecionar um valor na primeira lista suspensa, verá uma mensagem de erro. Você pode selecionar sim para ignorar o erro e continuar.

Agora, teste suas novas listas suspensas múltiplas vinculadas. Use o primeiro menu suspenso para selecionar uma das peças do computador. Ao selecionar a segunda lista suspensa, você deverá ver os itens de lista apropriados para aquela parte do computador. Esses eram os tipos de peças na coluna na segunda folha que você preencheu para essa parte.

Usando várias listas suspensas vinculadas no Excel

Como você pode ver, essa é uma maneira muito legal de tornar suas planilhas muito mais dinâmicas. Preenchendo listas suspensas subsequentes em resposta ao que os usuários selecione em outras células, você pode tornar suas planilhas muito mais responsivas aos usuários e os dados muito mais úteis.

Experimente as dicas acima e veja que tipo de listas suspensas com links interessantes você pode criar em suas planilhas. Compartilhe algumas de suas próprias dicas interessantes na seção de comentários abaixo.

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