Hvordan skrivefletting fra Excel til Microsoft Word

Hvis du vil lage en utskriftsfletting fra Excel til Word, er det mer involvert enn bare å koble til et regneark. Enten du setter opp Excel-arket fra bunnen av eller importerer en tekst- eller CSV-fil, må du sørge for at dataene dine er riktig strukturert.

Vi viser deg hvordan du formaterer e-postlisten din i et Microsoft Excel-dokument slik at når du kobler den til Word for utskriftsflettingen, alt fungerer som det skal.

Importer en fil til Excel.

Hvis du har en tekst- eller CSV-fil som datakilde for e-postlisten, kan du importere den til en Excel-fil. Derfra kan du ordne og formatere dataene riktig før du kobler dem til via utskriftsflettingsfunksjonen eller veiviseren i Word.

Selv om prosessen er lik for versjoner av Excel, er den litt annerledes for Microsoft 365 versus Excel for Mac eller andre Excel-versjoner.

Importer en fil ved hjelp av Microsoft 365.

Hvis du bruker Excel med Microsoft 365 på Windows, følger du disse trinnene for å importere datafilen.

1. Gå til Data fanen og velg Fra tekst/CSV i delen Hent og transformer data på båndet.

1. Bla etter og velg filen. Deretter velger du Import.

1. Bekreft eller rediger de tre rullegardinmenyene øverst for filopprinnelse, skilletegn og datatypegjenkjenning i popup-vinduet.

1. For å formatere feltene ved import, velg Transform data. Merk: Hvis du planlegger å formatere dem senere, velg Laste for å importere dataene direkte.

1. Hvis du velger Transform data, velg den første kolonnen du vil formatere i Power Query-vinduet som vises.
2. Gå deretter til Hjem fanen og bruk Data-type rullegardinlisten i Transform-delen for å velge formatet.

1. Plukke Bytt ut strøm.

1. Fortsett denne prosessen for hver kolonne i datasettet.
2. Når du er ferdig, vil du se forhåndsvisningsresultatene og kan velge Lukk og last på Hjem fanen.

Du vil motta den importerte filen med antall rader som er lastet inn. Du kan deretter gjøre ytterligere justeringer etter behov og lagre filen.

Importer en fil med andre Excel-versjoner.

Hvis du bruker Excel på Mac eller en annen versjon som Excel 2013, følger du disse trinnene for å importere en tekst- eller CSV-fil.

1. Gå til Data fanen åpner du Hent data meny og velg Fra tekst.

1. Bla etter og velg filen. Deretter velger du Import eller Hent data.

1. I vinduet Tekstimportveiviser velger du Avgrenset og eventuelt angi Start import ved rad, filopprinnelse, og om dataene dine inneholder kolonneoverskrifter. Plukke ut Neste.

1. På neste skjerm merker du av for typen skilletegn du bruker, for eksempel tabulator, komma eller mellomrom, og velg Neste.

1. På den siste skjermen har du muligheten til å formatere dataene. For å gjøre det, velg hver kolonne og velg dataformatet øverst. Merknad for datoer, du kan velge strukturen; for numeriske data kan du velge Avansert for å velge skilletegnene desimal og tusenvis. Plukke ut Bli ferdig.

1. I dialogboksen Importer data velger du en celle for en Eksisterende ark eller velg Nytt ark for dataene. Plukke ut Import.

Du vil da ha mottakerlisten importert og klar for gjennomgang, redigering og lagring.

Sett opp e-postlisten i Excel.

Enten du importerer en fil som beskrevet ovenfor eller lager e-postlisten din i Excel fra bunnen av, er det flere ting du bør huske på. Disse kan kreve at du justerer Excel-dataene dine.

Sørge for at:

• Dataene er formatert riktig for tekst, prosenter og tall (beskrevet nedenfor)
• Kolonnenavnene i arket samsvarer med feltnavnene du planlegger å bruke i Word.
• Dataene er i det første arket i arbeidsboken.
• Arbeidsboken lagres lokalt (på datamaskinen din)
• Redigeringene eller endringene fullføres før du kobler til arket i Word.

Formater e-postlisten Excel.

Sammen med å administrere dataene for e-postlisten din i Excel, må du være sikker på at den er riktig formatert. Dette er viktig for prosenter og postnummer.

• Prosentandeler: Som standard multipliseres prosenter med 100. Formater prosenter som tekst hvis du vil unngå denne beregningen.
• Tall: Formater tall for å matche kategoriene deres. Bruk for eksempel Valuta for dollarbeløp.
• Postnummer eller postnummer: Formater postnummer eller postnummer som tekst. Hvis du formaterer dem som tall, vil du miste de innledende nullene for koder som 00321.

For å formatere dataene dine, velg en kolonne, gå til Hjem fanen, og velg formatet i Tallformat nedtrekksliste.

Husk at selv om du formaterer dataene som er spesifikke for kategorien, viser de ikke tilsvarende symboler når du kobler dem til Word. For eksempel, når du kartlegger en prosentandel, vil du bare se tallvisningen, ikke prosenttegnet. Du bør legge til symbolene du ønsker ved siden av de tilordnede feltene i Word-utskriftsflettingsdokumentet.

Klar til å slå sammen.

Når du har mottakerlisten klar til å gå i Excel, er det på tide å bruke Word-utskriftsflettingsfunksjonen for å fullføre prosessen. Enten personlige brev eller e-postmeldinger, se på veiledningen vår for opprette en utskriftsfletting i Microsoft Word for fullstendige detaljer.

I tillegg kan du sjekke ut hvordan lage etiketter i et Word-dokument fra et Excel-regneark.