Hoe u een samenvoegbewerking kunt uitvoeren van Excel naar Microsoft Word

Als u een samenvoegbewerking van Excel naar Word wilt maken, komt er meer bij kijken dan alleen het koppelen van een werkblad. Of u nu het Excel-werkblad helemaal opnieuw instelt of een tekst- of CSV-bestand importeert, u moet ervoor zorgen dat uw gegevens correct zijn gestructureerd.

We laten u zien hoe u uw mailinglijst kunt opmaken in een Microsoft Excel-document, zodat u er verbinding mee kunt maken Woord voor de samenvoegbewerking, alles werkt naar behoren.

Importeer een bestand naar Excel.

Als u een tekst- of CSV-bestand als gegevensbron voor de mailinglijst heeft, kunt u dit in een Excel-bestand importeren. Van daaruit kunt u de gegevens correct rangschikken en opmaken voordat u deze aansluit via de functie voor samenvoegen of de wizard in Word.

Hoewel het proces vergelijkbaar is voor versies van Excel, is het iets anders voor Microsoft 365 dan voor Excel voor Mac of andere Excel-versies.

Importeer een bestand met Microsoft 365.

Als u Excel gebruikt met Microsoft 365 op Windows, volgt u deze stappen om uw gegevensbestand te importeren.

1. Ga naar de Gegevens tabblad en selecteer Van tekst/CSV in de sectie Gegevens ophalen en transformeren van het lint.

1. Blader naar en selecteer het bestand. Kies dan Importeren.

1. Bevestig of bewerk in het pop-upvenster de drie vervolgkeuzemenu's bovenaan voor Bestandsoorsprong, Scheidingsteken en Gegevenstypedetectie.

1. Selecteer om de velden bij het importeren op te maken Transformeer gegevens. Opmerking: Als u van plan bent ze later te formatteren, selecteert u Laden om de gegevens rechtstreeks te importeren.

1. Als jij kiest Transformeer gegevensSelecteer de eerste kolom die u wilt opmaken in het Power Query-venster dat wordt weergegeven.
2. Ga dan naar de Thuis tabblad en gebruik de Data type vervolgkeuzelijst in de sectie Transformeren om het formaat te kiezen.

1. Kies Vervang stroom.

1. Ga door met dit proces voor elke kolom in uw dataset.
2. Wanneer u klaar bent, ziet u de voorbeeldresultaten en kunt u selecteren Sluiten en laden op de Thuis tabblad.

U ontvangt uw geïmporteerde bestand met het aantal geladen rijen. Vervolgens kunt u indien nodig aanvullende aanpassingen maken en het bestand opslaan.

Importeer een bestand met andere Excel-versies.

Als u Excel op Mac of een andere versie zoals Excel 2013 gebruikt, volgt u deze stappen om een ​​tekst- of CSV-bestand te importeren.

1. Ga naar de Gegevens tabblad, open de Gegevens verkrijgen menu en kies Van tekst.

1. Blader naar en selecteer het bestand. Kies dan Importeren of Gegevens verkrijgen.

1. Kies in het venster Wizard Tekst importeren Afgebakend en stel optioneel Importeren starten in op Rij, Bestandsoorsprong en of uw gegevens kolomkoppen bevatten. Selecteer Volgende.

1. Schakel op het volgende scherm het selectievakje in voor het type scheidingsteken dat u gebruikt, zoals tab, komma of spatie, en selecteer Volgende.

1. Op het laatste scherm heeft u de mogelijkheid om de gegevens te formatteren. Om dit te doen, selecteert u elke kolom en kiest u bovenaan het gegevensformaat ervan. Let op voor datums, u kunt de structuur kiezen; voor numerieke gegevens kunt u selecteren Geavanceerd om de scheidingstekens voor decimalen en duizendtallen te kiezen. Selecteer Finish.

1. Selecteer in het dialoogvenster Gegevens importeren een cel voor een Bestaand blad of kies Nieuw blad voor de gegevens. Selecteer Importeren.

Vervolgens wordt uw lijst met ontvangers geïmporteerd en klaar om te bekijken, bewerken en opslaan.

Stel de mailinglijst in Excel in.

Of u nu een bestand importeert zoals hierboven beschreven of uw mailinglijst helemaal opnieuw in Excel maakt, er zijn verschillende dingen waarmee u rekening moet houden. Het kan zijn dat u hiervoor uw Excel-gegevens moet aanpassen.

Zeker weten dat:

• De gegevens zijn correct opgemaakt voor tekst, percentages en cijfers (hieronder beschreven)
• De kolomnamen in uw blad komen overeen met de veldnamen die u in Word wilt gebruiken.
• De gegevens staan ​​op het eerste blad van uw werkmap.
• De werkmap wordt lokaal opgeslagen (op uw computer)
• De bewerkingen of wijzigingen worden afgerond voordat het blad in Word wordt gekoppeld.

Formatteer de e-maillijst Excel.

Naast het beheren van de gegevens voor uw mailinglijst in Excel, moet u er zeker van zijn dat deze correct zijn opgemaakt. Dit is absoluut noodzakelijk voor percentages en postcodes.

• Percentages: standaard worden percentages vermenigvuldigd met 100. Formatteer percentages als tekst als u deze berekening wilt vermijden.
• Nummers: getallen opmaken zodat ze overeenkomen met hun categorieën. Gebruik bijvoorbeeld Valuta voor bedragen in dollars.
• Postcodes of postcodes: Post- of postcodes opmaken als tekst. Als u ze opmaakt als getallen, gaan de voorloopnullen voor codes zoals 00321 verloren.

Om uw gegevens op te maken, selecteert u een kolom, gaat u naar de Thuis tabblad en kies het formaat in het Nummer formaat keuzelijst.

Houd er rekening mee dat, hoewel u de gegevens specifiek voor de betreffende categorie opmaakt, deze geen overeenkomstige symbolen weergeeft wanneer u deze met Word verbindt. Wanneer u bijvoorbeeld een percentage in kaart brengt, ziet u alleen het getal en niet het procentteken. U moet de gewenste symbolen toevoegen naast de toegewezen velden in het Word-samenvoegdocument.

Klaar om samen te voegen.

Zodra u uw ontvangerslijst gereed heeft voor gebruik in Excel, is het tijd om de Word-functie voor samenvoegen te gebruiken om het proces te voltooien. Of het nu gaat om gepersonaliseerde brieven of e-mailberichten, bekijk onze tutorial voor een samenvoegbewerking maken in Microsoft Word voor volledige details.

Bovendien kunt u bekijken hoe u dit kunt doen maak labels in een Word-document vanuit een Excel-spreadsheet.