როგორ გავაერთიანოთ ფოსტა Excel-დან Microsoft Word-ში

თუ გსურთ შექმნათ ფოსტის შერწყმა Excel-დან Word-ში, საქმე უფრო მეტია, ვიდრე უბრალოდ სამუშაო ფურცლის დაკავშირება. ნულიდან დააყენებთ Excel-ის ფურცელს თუ ტექსტის ან CSV ფაილის იმპორტს, უნდა დარწმუნდეთ, რომ თქვენი მონაცემები სწორად არის სტრუქტურირებული.

ჩვენ გაჩვენებთ, თუ როგორ დააფორმატოთ თქვენი დაგზავნის სია Microsoft Excel-ის დოკუმენტში ისე, რომ როცა დააკავშირებთ მას სიტყვა ფოსტის შერწყმა, ყველაფერი გამართულად მუშაობს.

ფაილის იმპორტი Excel-ში.

თუ თქვენ გაქვთ ტექსტი ან CSV ფაილი, როგორც საფოსტო სიის მონაცემთა წყარო, შეგიძლიათ მისი იმპორტი Excel ფაილში. იქიდან შეგიძლიათ მონაცემების სწორად მოწყობა და ფორმატირება, სანამ მათ დააკავშირებთ ფოსტის შერწყმის ფუნქციით ან Wizard-ში Word-ში.

მიუხედავად იმისა, რომ პროცესი მსგავსია Excel-ის ვერსიებისთვის, ის ოდნავ განსხვავდება Microsoft 365-ისთვის Excel-ისგან Mac-ისთვის ან Excel-ის სხვა ვერსიებისთვის.

ფაილის იმპორტი Microsoft 365-ის გამოყენებით.

თუ იყენებთ Excel-ს Microsoft 365-თან ერთად Windows-ზე, მიჰყევით ამ ნაბიჯებს თქვენი მონაცემთა ფაილის იმპორტისთვის.

1. გადადით მონაცემები ჩანართი და აირჩიეთ ტექსტიდან/CSV-დან ლენტის მონაცემების მიღება და ტრანსფორმაცია განყოფილებაში.

1. დაათვალიერეთ და აირჩიეთ ფაილი. შემდეგ, აირჩიე იმპორტი.

1. ამომხტარ ფანჯარაში დაადასტურეთ ან დაარედაქტირეთ სამი ჩამოსაშლელი მენიუ ზედა ნაწილში ფაილის წარმოშობის, გამსაზღვრისა და მონაცემთა ტიპის ამოცნობისთვის.

1. იმპორტის დროს ველების ფორმატირებისთვის აირჩიეთ მონაცემთა ტრანსფორმაცია. შენიშვნა: თუ მოგვიანებით აპირებთ მათ ფორმატირებას, აირჩიეთ ჩატვირთვა მონაცემების პირდაპირ იმპორტისთვის.

1. თუ აირჩევთ მონაცემთა ტრანსფორმაცია, აირჩიეთ პირველი სვეტი, რომლის ფორმატირებაც გსურთ Power Query ფანჯარაში, რომელიც გამოჩნდება.
2. შემდეგ, გადადით მთავარი ჩანართი და გამოიყენეთ Მონაცემთა ტიპი ჩამოსაშლელი სია ტრანსფორმაციის განყოფილებაში, რათა აირჩიოთ ფორმატი.

1. აირჩიე შეცვალეთ მიმდინარე.

1. გააგრძელეთ ეს პროცესი თქვენი მონაცემთა ნაკრების თითოეული სვეტისთვის.
2. როდესაც დაასრულებთ, იხილავთ გადახედვის შედეგებს და შეგიძლიათ აირჩიოთ დახურვა და ჩატვირთვა ზე მთავარი ჩანართი.

თქვენ მიიღებთ თქვენს იმპორტირებულ ფაილს ჩატვირთული რიგების რაოდენობით. ამის შემდეგ შეგიძლიათ საჭიროებისამებრ განახორციელოთ დამატებითი კორექტირება და შეინახოთ ფაილი.

ფაილის იმპორტი Excel-ის სხვა ვერსიების გამოყენებით.

თუ იყენებთ Excel-ს Mac-ზე ან სხვა ვერსიას, როგორიცაა Excel 2013, მიჰყევით ამ ნაბიჯებს ტექსტის ან CSV ფაილის იმპორტისთვის.

1. გადადით მონაცემები ჩანართი, გახსენით მიიღეთ მონაცემები მენიუ და აირჩიეთ ტექსტიდან.

1. დაათვალიერეთ და აირჩიეთ ფაილი. შემდეგ, აირჩიე იმპორტი ან მიიღეთ მონაცემები.

1. ტექსტის იმპორტის ოსტატის ფანჯარაში აირჩიეთ შემოსაზღვრული და სურვილისამებრ დააყენეთ იმპორტის დაწყება მწკრივში, ფაილის წარმოშობა და შეიცავს თუ არა თქვენი მონაცემები სვეტების სათაურებს. აირჩიეთ შემდეგი.

1. შემდეგ ეკრანზე მონიშნეთ მონიშვნის ველი იმ ტიპის გამსაზღვრისთვის, რომელსაც იყენებთ, როგორიცაა tab, მძიმე ან ინტერვალი და აირჩიეთ შემდეგი.

1. საბოლოო ეკრანზე, თქვენ გაქვთ შესაძლებლობა დაფორმატოთ მონაცემები. ამისათვის აირჩიეთ თითოეული სვეტი და აირჩიეთ მისი მონაცემთა ფორმატი ზედა. შენიშვნა თარიღებისთვის, შეგიძლიათ აირჩიოთ სტრუქტურა; რიცხვითი მონაცემებისთვის შეგიძლიათ აირჩიოთ Მოწინავე აირჩიონ ათობითი და ათასობით გამყოფები. აირჩიეთ დასრულება.

1. მონაცემთა იმპორტის დიალოგურ ფანჯარაში აირჩიეთ უჯრედი არსებული ფურცელი ან აირჩიე ახალი ფურცელი მონაცემებისთვის. აირჩიეთ იმპორტი.

ამის შემდეგ თქვენ გექნებათ თქვენი მიმღებთა სია იმპორტირებული და მზად იქნება განსახილველად, რედაქტირებისთვის და შესანახად.

დააყენეთ საფოსტო სია Excel-ში.

თუ თქვენ იმპორტირებთ ფაილს, როგორც ზემოთ აღწერილია, ან შექმნით თქვენს დაგზავნის სიას Excel-ში ნულიდან, რამდენიმე რამ უნდა გახსოვდეთ. ამან შეიძლება მოითხოვოს თქვენი Excel მონაცემების კორექტირება.

Დარწმუნდი, რომ:

• მონაცემები სწორად არის ფორმატირებული ტექსტისთვის, პროცენტებისთვის და რიცხვებისთვის (ქვემოთ აღწერილი)
• თქვენს ფურცელში სვეტების სახელები ემთხვევა ველების სახელებს, რომელთა გამოყენებასაც აპირებთ Word-ში.
• მონაცემები არის თქვენი სამუშაო წიგნის პირველ ფურცელში.
• სამუშაო წიგნი ინახება ადგილობრივად (თქვენს კომპიუტერზე)
• რედაქტირება ან ცვლილებები სრულდება Word-ში ფურცლის დაკავშირებამდე.

ფოსტის სია Excel-ის ფორმატირება.

Excel-ში თქვენი საფოსტო სიის მონაცემების მართვასთან ერთად, დარწმუნებული უნდა იყოთ, რომ ის სწორად არის ფორმატირებული. ეს აუცილებელია პროცენტებისა და საფოსტო ან საფოსტო კოდებისთვის.

• პროცენტები: ნაგულისხმევად, პროცენტები მრავლდება 100-ზე. პროცენტების ფორმატირება ტექსტად, თუ გსურთ ამ გამოთვლების თავიდან აცილება.
• ნომრები: ნომრების ფორმატირება მათი კატეგორიების შესატყვისად. მაგალითად, გამოიყენეთ ვალუტა დოლარის თანხებისთვის.
• საფოსტო ან საფოსტო კოდები: საფოსტო ან საფოსტო კოდების ფორმატირება ტექსტად. თუ მათ დაფორმატებთ როგორც ნომრებს, თქვენ დაკარგავთ მთავარ ნულებს ისეთი კოდებისთვის, როგორიცაა 00321.

თქვენი მონაცემების დასაფორმებლად აირჩიეთ სვეტი, გადადით მთავარი ჩანართი და აირჩიეთ ფორმატი ნომრის ფორმატი ჩამოსაშლელი სია.

გაითვალისწინეთ, რომ მიუხედავად იმისა, რომ თქვენ ფორმატირებთ მის კატეგორიას სპეციფიკურ მონაცემებს, ისინი არ აჩვენებს შესაბამის სიმბოლოებს Word-თან დაკავშირებისას. მაგალითად, როცა პროცენტს ასახავთ, დაინახავთ მხოლოდ რიცხვის ჩვენებას და არა პროცენტის ნიშანს. თქვენ უნდა დაამატოთ სიმბოლოები, რომლებიც გსურთ შედგენილი ველების მიმდებარედ Word mail-ის შერწყმის დოკუმენტში.

მზადაა შერწყმა.

როგორც კი მიმღებთა სია მზად იქნება Excel-ში გამოსასვლელად, დროა გამოიყენოთ Word ფოსტის შერწყმის ფუნქცია პროცესის დასასრულებლად. იქნება ეს პერსონალიზებული წერილები თუ ელ.ფოსტის შეტყობინებები, გადახედეთ ჩვენს სახელმძღვანელოს ფოსტის შერწყმის შექმნა Microsoft Word-ში სრული დეტალებისთვის.

გარდა ამისა, შეგიძლიათ შეამოწმოთ როგორ შექმენით ლეიბლები Word დოკუმენტში Excel ცხრილიდან.