Come eseguire la stampa unione da Excel a Microsoft Word

Se vuoi creare una stampa unione da Excel a Word, c'è molto più da fare che semplicemente connettere un foglio di lavoro. Sia che imposti il ​​foglio Excel da zero o importi un file di testo o CSV, devi assicurarti che i tuoi dati siano strutturati correttamente.

Ti mostreremo come formattare la tua mailing list in un documento Microsoft Excel in modo che quando la colleghi a Parola per la stampa unione, tutto funziona correttamente.

Importa un file in Excel.

Se hai un file di testo o CSV come origine dati per la mailing list, puoi importarlo in un file Excel. Da lì, puoi organizzare e formattare correttamente i dati prima di collegarli tramite la funzionalità di stampa unione o la procedura guidata in Word.

Sebbene il processo sia simile per le versioni di Excel, è leggermente diverso per Microsoft 365 rispetto a Excel per Mac o altre versioni di Excel.

Importare un file utilizzando Microsoft 365.

Se utilizzi Excel con Microsoft 365 su Windows, segui questi passaggi per importare il file di dati.

1. Vai a Dati scheda e selezionare Da testo/CSV nella sezione Ottieni e trasforma dati della barra multifunzione.

1. Cercare e selezionare il file. Quindi, scegli Importare.

1. Nella finestra pop-up, conferma o modifica i tre menu a discesa in alto per Origine file, Delimitatore e Rilevamento tipo dati.

1. Per formattare i campi durante l'importazione, selezionare Trasforma i dati. Nota: se prevedi di formattarli in un secondo momento, seleziona Carico per importare direttamente i dati.

1. Se scegli Trasforma i dati, seleziona la prima colonna che desideri formattare nella finestra Power Query visualizzata.
2. Quindi, vai a Casa scheda e utilizzare il file Tipo di dati elenco a discesa nella sezione Trasforma per scegliere il formato.

1. Scegliere Sostituisci corrente.

1. Continua questo processo per ogni colonna nel tuo set di dati.
2. Al termine, vedrai i risultati dell'anteprima e potrai selezionare Chiudi e carica sul Casa scheda.

Riceverai il file importato con il numero di righe caricate. È quindi possibile apportare ulteriori modifiche secondo necessità e salvare il file.

Importa un file utilizzando altre versioni di Excel.

Se utilizzi Excel su Mac o un'altra versione come Excel 2013, segui questi passaggi per importare un file di testo o CSV.

1. Vai a Dati scheda, aprire il Ottieni dati menu e scegli Dal testo.

1. Cercare e selezionare il file. Quindi, scegli Importare O Ottieni dati.

1. Nella finestra Importazione guidata testo, seleziona Delimitato e facoltativamente imposta Avvia importazione su riga, Origine file e se i dati contengono intestazioni di colonna. Selezionare Prossimo.

1. Nella schermata successiva, seleziona la casella di controllo relativa al tipo di delimitatore che stai utilizzando, ad esempio tabulazione, virgola o spazio, e seleziona Prossimo.

1. Nella schermata finale, hai la possibilità di formattare i dati. Per fare ciò, seleziona ciascuna colonna e scegli il formato dei dati in alto. Avviso per le date, potete scegliere la struttura; per i dati numerici è possibile selezionare Avanzate per scegliere i separatori decimali e migliaia. Selezionare Fine.

1. Nella finestra di dialogo Importa dati, seleziona una cella per un file Foglio esistente oppure scegli Nuovo foglio per i dati. Selezionare Importare.

Avrai quindi l'elenco dei destinatari importato e pronto per la revisione, la modifica e il salvataggio.

Configura la mailing list in Excel.

Sia che importi un file come descritto sopra o crei la tua mailing list in Excel da zero, ci sono diverse cose da tenere a mente. Ciò potrebbe richiedere la modifica dei dati di Excel.

Assicurati che:

• I dati sono formattati correttamente per testo, percentuali e numeri (descritti di seguito)
• I nomi delle colonne nel tuo foglio corrispondono ai nomi dei campi che prevedi di utilizzare in Word.
• I dati si trovano nel primo foglio della cartella di lavoro.
• La cartella di lavoro viene salvata localmente (sul tuo computer)
• Le modifiche o le modifiche vengono finalizzate prima di collegare il foglio in Word.

Formatta l'elenco di posta Excel.

Oltre a gestire i dati per la tua mailing list in Excel, devi essere sicuro che siano formattati correttamente. Questo è fondamentale per percentuali e codici postali.

• Percentuali: Per impostazione predefinita, le percentuali vengono moltiplicate per 100. Formatta le percentuali come testo se vuoi evitare questo calcolo.
• Numeri: formatta i numeri in modo che corrispondano alle rispettive categorie. Ad esempio, utilizza Valuta per gli importi in dollari.
• CAP o codici postali: formatta il codice postale o i codici postali come testo. Se li formatti come numeri, perderai gli zeri iniziali per codici come 00321.

Per formattare i tuoi dati, seleziona una colonna, vai a Casa scheda e scegli il formato nella scheda Formato numero menu `A tendina.

Tieni presente che sebbene formatti i dati specifici della sua categoria, non visualizza i simboli corrispondenti quando lo colleghi a Word. Ad esempio, quando mappi una percentuale, vedrai solo il numero visualizzato, non il segno di percentuale. Dovresti aggiungere i simboli che desideri adiacenti ai campi mappati nel documento di stampa unione di Word.

Pronto per l'unione.

Una volta che l'elenco dei destinatari è pronto per essere inserito in Excel, è il momento di utilizzare la funzionalità di stampa unione di Word per completare il processo. Che si tratti di lettere personalizzate o messaggi e-mail, guarda il nostro tutorial per creazione di una stampa unione in Microsoft Word per i dettagli completi.

Inoltre, puoi verificare come farlo creare etichette in un documento Word da un foglio di calcolo Excel.