Hogyan készítsünk körlevelet Excelből Microsoft Wordbe

Ha az Excelből a Wordbe szeretne egyesítést létrehozni, többről van szó, mint egy munkalap egyszerű összekapcsolásáról. Akár a semmiből állítja be az Excel-lapot, akár egy szöveges vagy CSV-fájlt importál, meg kell győződnie arról, hogy az adatok szerkezete megfelelő.

Megmutatjuk, hogyan formázhatja a levelezőlistát egy Microsoft Excel dokumentumban úgy, hogy amikor csatlakozik hozzá Word a körlevél, minden megfelelően működik.

Fájl importálása Excelbe.

Ha szöveges vagy CSV-fájlja van a levelezőlista adatforrásaként, importálhatja azt Excel-fájlba. Innentől kezdve helyesen rendezheti és formázhatja az adatokat, mielőtt összekapcsolná őket a körlevél funkcióval vagy a Word varázslójával.

Bár a folyamat hasonló az Excel verzióinál, kissé eltér a Microsoft 365 és az Excel for Mac vagy más Excel-verziók esetében.

Fájl importálása a Microsoft 365 használatával.

Ha az Excelt Microsoft 365-tel használja Windows rendszeren, kövesse az alábbi lépéseket az adatfájl importálásához.

1. Menj a Adat fület, és válassza ki Szövegből/CSV-ből a szalag Adatok letöltése és átalakítása szakaszában.

1. Keresse meg és válassza ki a fájlt. Akkor válassz Importálás.

1. Az előugró ablakban erősítse meg vagy szerkessze a fent található három legördülő menüt a Fájl eredete, Elválasztó és Adattípus észlelése menüpontokhoz.

1. A mezők importáláskor történő formázásához válassza a lehetőséget Adatok átalakítása. Megjegyzés: Ha később szeretné formázni őket, válassza a lehetőséget Betöltés az adatok közvetlen importálásához.

1. Ha úgy dönt Adatok átalakítása, válassza ki az első formázni kívánt oszlopot a megjelenő Power Query ablakban.
2. Ezután menjen a itthon fület, és használja a Adattípus legördülő listából az Átalakítás részben a formátum kiválasztásához.

1. Szed Cserélje ki az áramot.

1. Folytassa ezt a folyamatot az adatkészlet minden oszlopánál.
2. Ha befejezte, látni fogja az előnézeti eredményeket, és választhat Bezárás és betöltés a itthon lapon.

Megkapja az importált fájlt a betöltött sorok számával. Ezután szükség szerint további módosításokat végezhet, és mentheti a fájlt.

Fájlok importálása más Excel-verziók használatával.

Ha az Excelt Mac rendszeren vagy egy másik verziót, például az Excel 2013-at használja, kövesse az alábbi lépéseket szöveg- vagy CSV-fájl importálásához.

1. Menj a Adat lapon nyissa meg a Adatok beszerzése menüt, és válasszon Szövegből.

1. Keresse meg és válassza ki a fájlt. Akkor válassz Importálás vagy Adatok beszerzése.

1. A Szövegimportáló varázsló ablakban válassza ki a lehetőséget Elhatárolt és opcionálisan állítsa be az Importálás indítása a sornál, a Fájl eredeténél, valamint azt, hogy az adatok tartalmaznak-e oszlopfejlécet. Válassza ki Következő.

1. A következő képernyőn jelölje be a használt határoló típusához tartozó jelölőnégyzetet (például tabulátor, vessző vagy szóköz), és válassza Következő.

1. Az utolsó képernyőn lehetősége van az adatok formázására. Ehhez válassza ki az egyes oszlopokat, és válassza ki az adatformátumot a tetején. Figyelmeztetés a dátumokra, kiválaszthatja a szerkezetet; numerikus adatokhoz választhat Fejlett a tizedes és ezres elválasztó kiválasztásához. Válassza ki Befejez.

1. Az Adatok importálása párbeszédpanelen válasszon ki egy cellát Meglévő lap vagy válassz Új lap az adatokért. Válassza ki Importálás.

Ezután importálhatja a címzettlistát, és készen áll az áttekintésre, szerkesztésre és mentésre.

Állítsa be a levelezőlistát az Excelben.

Függetlenül attól, hogy a fent leírtak szerint importál egy fájlt, vagy a semmiből hozza létre a levelezőlistát Excelben, számos dolgot érdemes szem előtt tartani. Ezekhez szükség lehet az Excel-adatok módosítására.

Győződjön meg arról, hogy:

• Az adatok helyesen vannak formázva a szöveghez, százalékokhoz és számokhoz (lásd alább)
• A munkalapon lévő oszlopnevek megegyeznek a Wordben használni kívánt mezőnevekkel.
• Az adatok a munkafüzet első lapján találhatók.
• A munkafüzet helyileg (a számítógépére) kerül mentésre.
• A szerkesztések vagy módosítások véglegesítése a munkalap Wordben való összekapcsolása előtt megtörténik.

Formázza meg az Excel levelezőlistát.

A levelezési lista adatainak Excelben történő kezelésével együtt meg kell győződnie arról, hogy azok helyesen vannak formázva. Ez elengedhetetlen a százalékok és az irányítószámok megadásához.

• Százalékok: Alapértelmezés szerint a százalékok megszorozzák 100-zal. Formázza a százalékokat szövegként, ha el szeretné kerülni ezt a számítást.
• Számok: Formázza a számokat a kategóriáknak megfelelően. Például használja a Pénznem értéket dollárösszegekhez.
• Irányítószámok: Az irányítószámokat szövegként formázza. Ha számként formázza őket, akkor elveszíti a kezdő nullákat az olyan kódoknál, mint a 00321.

Az adatok formázásához válasszon ki egy oszlopot, és lépjen a itthon fület, és válassza ki a formátumot a Számformátum legördülő lista.

Ne feledje, hogy bár a kategóriájának megfelelő adatokat formázza, nem jelennek meg a megfelelő szimbólumok, amikor csatlakoztatja a Wordhöz. Például, amikor leképez egy százalékot, csak a számot fogja látni, a százalékjelet nem. A Word körlevél-dokumentumban a leképezett mezők mellé hozzá kell adnia a szimbólumokat.

Egyesítésre kész.

Ha készen áll a címzettek listájára az Excelben, itt az ideje, hogy a Word körlevél-egyesítés funkcióját használja a folyamat befejezéséhez. Legyen szó személyre szabott levelekről vagy e-mail üzenetekről, tekintse meg oktatóanyagunkat körlevél létrehozása a Microsoft Word programban a teljes részletekért.

Ezenkívül megnézheti, hogyan kell címkéket hozhat létre Word-dokumentumban Excel-táblázatból.