एक्सेल से माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मेल मर्ज कैसे करें

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यदि आप एक्सेल से वर्ड में मेल मर्ज बनाना चाहते हैं, तो इसमें केवल वर्कशीट को जोड़ने से कहीं अधिक शामिल है। चाहे आप एक्सेल शीट को शुरू से सेट करें या टेक्स्ट या सीएसवी फ़ाइल आयात करें, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपका डेटा सही ढंग से संरचित है।

हम आपको दिखाएंगे कि अपनी मेलिंग सूची को Microsoft Excel दस्तावेज़ में कैसे प्रारूपित करें ताकि जब आप इसे कनेक्ट करें मेल मर्ज के लिए शब्द, सब कुछ ठीक से काम करता है।

विषयसूची

एक्सेल में एक फ़ाइल आयात करें।

यदि आपके पास मेलिंग सूची के लिए डेटा स्रोत के रूप में कोई टेक्स्ट या सीएसवी फ़ाइल है, तो आप इसे एक्सेल फ़ाइल में आयात कर सकते हैं। वहां से, आप मेल मर्ज सुविधा या वर्ड में विज़ार्ड के माध्यम से कनेक्ट करने से पहले डेटा को सही ढंग से व्यवस्थित और प्रारूपित कर सकते हैं।

जबकि यह प्रक्रिया Excel के संस्करणों के लिए समान है, यह Microsoft 365 बनाम Mac या अन्य Excel संस्करणों के लिए थोड़ी भिन्न है।

Microsoft 365 का उपयोग करके एक फ़ाइल आयात करें।

यदि आप Windows पर Microsoft 365 के साथ Excel का उपयोग कर रहे हैं, तो अपनी डेटा फ़ाइल आयात करने के लिए इन चरणों का पालन करें।

  1. के पास जाओ डेटा टैब करें और चुनें टेक्स्ट/सीएसवी से रिबन के डेटा प्राप्त करें और रूपांतरित करें अनुभाग में।
  1. फ़ाइल ब्राउज़ करें और उसका चयन करें. उसके बाद चुनो आयात.
  1. पॉप-अप विंडो में, फ़ाइल ओरिजिन, डिलीमीटर और डेटा टाइप डिटेक्शन के लिए शीर्ष पर तीन ड्रॉप-डाउन मेनू की पुष्टि करें या संपादित करें।
  1. आयात पर फ़ील्ड को फ़ॉर्मेट करने के लिए, चुनें डेटा परिवर्तित करें. नोट: यदि आप उन्हें बाद में प्रारूपित करने की योजना बना रहे हैं, तो चुनें भार डेटा को सीधे आयात करने के लिए.
  1. यदि आप चुनते हैं डेटा परिवर्तित करें, प्रदर्शित होने वाली पावर क्वेरी विंडो में वह पहला कॉलम चुनें जिसे आप फ़ॉर्मेट करना चाहते हैं।
  2. फिर, पर जाएँ घर टैब और उपयोग करें डेटा प्रकार प्रारूप चुनने के लिए ट्रांसफ़ॉर्म अनुभाग में ड्रॉप-डाउन सूची।
  1. चुनना वर्तमान बदलें.
  1. अपने डेटासेट में प्रत्येक कॉलम के लिए इस प्रक्रिया को जारी रखें।
  2. जब आप समाप्त कर लेंगे, तो आप पूर्वावलोकन परिणाम देखेंगे और चयन कर सकते हैं बंद करें और लोड करें पर घर टैब.

आपको लोड की गई पंक्तियों की संख्या के साथ अपनी आयातित फ़ाइल प्राप्त होगी। फिर आप आवश्यकतानुसार अतिरिक्त समायोजन कर सकते हैं और फ़ाइल को सहेज सकते हैं।

अन्य एक्सेल संस्करणों का उपयोग करके एक फ़ाइल आयात करें।

यदि आप Mac पर Excel या Excel 2013 जैसे किसी अन्य संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो टेक्स्ट या CSV फ़ाइल आयात करने के लिए इन चरणों का पालन करें।

  1. के पास जाओ डेटा टैब खोलें, खोलें डेटा प्राप्त करें मेनू, और चुनें पाठ से.
  1. फ़ाइल ब्राउज़ करें और उसका चयन करें. उसके बाद चुनो आयात या डेटा प्राप्त करें.
  1. टेक्स्ट आयात विज़ार्ड विंडो में, चुनें सीमांकित और वैकल्पिक रूप से पंक्ति, फ़ाइल उत्पत्ति, और क्या आपके डेटा में कॉलम हेडर शामिल हैं, पर आयात प्रारंभ करें सेट करें। चुनना अगला.
  1. अगली स्क्रीन पर, आप जिस प्रकार के डिलीमीटर का उपयोग कर रहे हैं, जैसे टैब, अल्पविराम या स्थान के लिए चेक बॉक्स को चिह्नित करें और चुनें अगला.
  1. अंतिम स्क्रीन पर, आपके पास डेटा को प्रारूपित करने का विकल्प होता है। ऐसा करने के लिए, प्रत्येक कॉलम का चयन करें और शीर्ष पर उसका डेटा प्रारूप चुनें। तिथियों के लिए सूचना, आप संरचना चुन सकते हैं; संख्यात्मक डेटा के लिए, आप चयन कर सकते हैं विकसित दशमलव और हज़ार विभाजक चुनने के लिए। चुनना खत्म करना.
  1. डेटा आयात करें संवाद बॉक्स में, किसी के लिए एक सेल का चयन करें मौजूदा शीट या चुनें नई शीट डेटा के लिए. चुनना आयात.

फिर आपकी प्राप्तकर्ता सूची आयातित हो जाएगी और समीक्षा, संपादन और बचत के लिए तैयार हो जाएगी।

एक्सेल में मेलिंग सूची सेट करें।

चाहे आप ऊपर बताए अनुसार कोई फ़ाइल आयात करें या शुरुआत से एक्सेल में अपनी मेलिंग सूची बनाएं, ध्यान में रखने योग्य कई बातें हैं। इनके लिए आपको अपना एक्सेल डेटा समायोजित करने की आवश्यकता हो सकती है।

सुनिश्चित करें कि:

  • डेटा को पाठ, प्रतिशत और संख्याओं के लिए सही ढंग से स्वरूपित किया गया है (नीचे वर्णित है)
  • आपकी शीट में कॉलम नाम उन फ़ील्ड नामों से मेल खाते हैं जिन्हें आप Word में उपयोग करने की योजना बना रहे हैं।
  • डेटा आपकी कार्यपुस्तिका की पहली शीट में है.
  • कार्यपुस्तिका स्थानीय रूप से (आपके कंप्यूटर पर) सहेजी जाती है
  • वर्ड में शीट को कनेक्ट करने से पहले संपादन या परिवर्तन को अंतिम रूप दिया जाता है।

मेल सूची एक्सेल को प्रारूपित करें।

एक्सेल में अपनी मेलिंग सूची के लिए डेटा प्रबंधित करने के साथ-साथ, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि यह सही ढंग से स्वरूपित है। यह प्रतिशत और ज़िप या पोस्टल कोड के लिए अनिवार्य है।

  • प्रतिशत: डिफ़ॉल्ट रूप से, प्रतिशत को 100 से गुणा किया जाता है। यदि आप इस गणना से बचना चाहते हैं तो प्रतिशत को टेक्स्ट के रूप में प्रारूपित करें।
  • नंबर: संख्याओं को उनकी श्रेणियों से मिलान करने के लिए प्रारूपित करें। उदाहरण के लिए, डॉलर की रकम के लिए मुद्रा का उपयोग करें।
  • ज़िप या पोस्टल कोड: ज़िप या पोस्टल कोड को टेक्स्ट के रूप में प्रारूपित करें। यदि आप उन्हें संख्याओं के रूप में प्रारूपित करते हैं, तो आप 00321 जैसे कोड के लिए अग्रणी शून्य खो देंगे।

अपना डेटा फ़ॉर्मेट करने के लिए, एक कॉलम चुनें, पर जाएँ घर टैब, और में प्रारूप चुनें संख्या स्वरूप ड्रॉप डाउन सूची।

ध्यान रखें कि यद्यपि आप डेटा को उसकी श्रेणी के अनुसार प्रारूपित करते हैं, लेकिन जब आप इसे वर्ड से कनेक्ट करते हैं तो यह संबंधित प्रतीकों को प्रदर्शित नहीं करता है। उदाहरण के लिए, जब आप प्रतिशत मैप करते हैं, तो आपको केवल संख्या प्रदर्शित होगी, प्रतिशत चिह्न नहीं। आपको वर्ड मेल मर्ज दस्तावेज़ में मैप किए गए फ़ील्ड के बगल में अपने इच्छित प्रतीकों को जोड़ना चाहिए।

विलय के लिए तैयार.

एक बार जब आपकी प्राप्तकर्ता सूची एक्सेल में जाने के लिए तैयार हो जाती है, तो प्रक्रिया समाप्त करने के लिए वर्ड मेल मर्ज सुविधा का उपयोग करने का समय आ गया है। चाहे वैयक्तिकृत पत्र हों या ईमेल संदेश, इसके लिए हमारा ट्यूटोरियल देखें माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मेल मर्ज बनाना संपूर्ण विवरण के लिए.

इसके अतिरिक्त, आप यह भी देख सकते हैं कि कैसे करें एक्सेल स्प्रेडशीट से वर्ड दस्तावेज़ में लेबल बनाएं.

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