Yhdistäminen Excelistä Microsoft Wordiin

Jos haluat luoda yhdistämisen Excelistä Wordiin, on muutakin kuin pelkkä laskentataulukon yhdistäminen. Asensitpa Excel-taulukon tyhjästä tai tuotpa teksti- tai CSV-tiedoston, sinun on varmistettava, että tietosi on rakennettu oikein.

Näytämme sinulle kuinka muotoilla postituslistasi Microsoft Excel -asiakirjassa niin, että kun muodostat yhteyden siihen Sana yhdistämiselle, kaikki toimii oikein.

Tuo tiedosto Exceliin.

Jos sinulla on teksti- tai CSV-tiedosto postituslistan tietolähteenä, voit tuoda sen Excel-tiedostoon. Sieltä voit järjestää ja muotoilla tiedot oikein, ennen kuin yhdistät ne Wordin yhdistämisominaisuuden tai ohjatun toiminnon kautta.

Vaikka prosessi on samanlainen Excelin versioissa, se on hieman erilainen Microsoft 365:ssä ja Excel for Macissa tai muissa Excel-versioissa.

Tuo tiedosto Microsoft 365:llä.

Jos käytät Exceliä Microsoft 365:n kanssa Windowsissa, noudata näitä ohjeita datatiedoston tuomiseksi.

1. Siirry kohtaan Data -välilehti ja valitse Tekstistä/CSV: stä nauhan Hae ja muunna tiedot -osiossa.

1. Selaa ja valitse tiedosto. Valitse sitten Tuonti.

1. Vahvista tai muokkaa ponnahdusikkunassa kolmea yläreunassa olevaa avattavaa valikkoa Tiedoston alkuperä, Erotin ja Tietotyypin tunnistus.

1. Jos haluat muotoilla kentät tuonnin yhteydessä, valitse Muunna tiedot. Huomautus: Jos aiot alustaa ne myöhemmin, valitse Ladata tuoda tiedot suoraan.

1. Jos valitset Muunna tiedot, valitse ensimmäinen muotoiltava sarake näkyviin tulevasta Power Query -ikkunasta.
2. Siirry sitten kohtaan Koti -välilehteä ja käytä Tietotyyppi avattavasta luettelosta Muunna-osiossa valitaksesi muodon.

1. Valita Vaihda virta.

1. Jatka tätä prosessia tietojoukkosi jokaiselle sarakkeelle.
2. Kun olet valmis, näet esikatselun tulokset ja voit valita Sulje & Lataa päällä Koti -välilehti.

Saat tuodun tiedoston ladattujen rivien lukumäärällä. Tämän jälkeen voit tehdä lisäsäätöjä tarpeen mukaan ja tallentaa tiedoston.

Tuo tiedosto muilla Excel-versioilla.

Jos käytät Exceliä Macissa tai muuta versiota, kuten Excel 2013:a, tuo teksti- tai CSV-tiedosto noudattamalla näitä ohjeita.

1. Siirry kohtaan Data -välilehti, avaa Hanki Data valikko ja valitse Tekstistä.

1. Selaa ja valitse tiedosto. Valitse sitten Tuonti tai Hanki Data.

1. Valitse Ohjattu tekstin tuonti -ikkunassa Rajattu ja valinnaisesti määritä Aloita tuonti rivistä, Tiedoston alkuperästä ja siitä, sisältävätkö tiedot sarakeotsikoita. Valitse Seuraava.

1. Valitse seuraavassa näytössä käyttämäsi erottimen tyyppi, kuten sarkain, pilkku tai välilyönti, ja valitse Seuraava.

1. Viimeisellä näytöllä sinulla on mahdollisuus alustaa tiedot. Valitse kukin sarake ja sen tietomuoto yläreunasta. Ilmoitus päivämääristä, voit valita rakenteen; numeerisia tietoja varten voit valita Pitkälle kehittynyt valitaksesi desimaali- ja tuhansia erottimet. Valitse Suorittaa loppuun.

1. Valitse Tuo tiedot -valintaikkunassa solu an Olemassa oleva arkki tai valita Uusi arkki dataa varten. Valitse Tuonti.

Tämän jälkeen vastaanottajaluettelosi on tuotu ja valmis tarkastettavaksi, muokattavaksi ja tallennettavaksi.

Määritä postituslista Excelissä.

Tuotpa tiedoston yllä kuvatulla tavalla tai luotpa postituslistan Excelissä tyhjästä, on useita asioita, jotka on pidettävä mielessä. Nämä saattavat edellyttää Excel-tietojen säätämistä.

Varmista että:

• Tiedot on muotoiltu oikein tekstiä, prosentteja ja numeroita varten (kuvattu alla)
• Arkin sarakkeiden nimet vastaavat kenttien nimiä, joita aiot käyttää Wordissa.
• Tiedot ovat työkirjan ensimmäisellä sivulla.
• Työkirja on tallennettu paikallisesti (tietokoneellesi)
• Muokkaukset tai muutokset viimeistellään ennen taulukon yhdistämistä Wordissa.

Muotoile sähköpostilista Excel.

Postituslistan tietojen hallinnan lisäksi Excelissä sinun on varmistettava, että ne on muotoiltu oikein. Tämä on välttämätöntä prosenttiosuuksille ja postinumeroille.

• Prosentit: Oletuksena prosenttiosuudet kerrotaan 100:lla. Muotoile prosenttiosuudet tekstiksi, jos haluat välttää tämän laskennan.
• Numerot: Muotoile numerot vastaamaan niiden luokkia. Käytä esimerkiksi Valuutta-arvoa dollareissa.
• Postinumerot: Muotoile postinumerot tekstiksi. Jos muotoilet ne numeroiksi, menetät koodien, kuten 00321, etunollat.

Voit muotoilla tiedot valitsemalla sarakkeen ja siirtymällä kohtaan Koti -välilehti ja valitse muoto kohdassa Numeromuoto pudotusvalikosta.

Muista, että vaikka muotoilet sen luokkakohtaiset tiedot, se ei näytä vastaavia symboleja, kun yhdistät sen Wordiin. Kun esimerkiksi kartoitat prosenttiosuuden, näet vain numeronäytön, et prosenttimerkkiä. Sinun tulee lisätä symbolit, jotka haluat viereen yhdistettyjen kenttien viereen Wordin yhdistämisasiakirjassa.

Valmiina yhdistämään.

Kun vastaanottajaluettelo on valmis käytettäväksi Excelissä, on aika käyttää Wordin yhdistämisominaisuutta viimeistelemään prosessi. Olipa kyse henkilökohtaisista kirjeistä tai sähköpostiviesteistä, katso opetusohjelmamme yhdistämisen luominen Microsoft Wordissa saadaksesi täydelliset tiedot.

Lisäksi voit tarkistaa, miten luoda tarroja Word-asiakirjaan Excel-laskentataulukosta.