Kuidas Google'i dokumentide vestlus aitab teil dokumentidega koostööd teha?

Google'i dokumentide vestlus on väga tõhus tööriist dokumentidega koostöös meeskonnaga töötamiseks. See annab toimetajatele võimaluse muudatusi märkida ja kommenteerida, see võimaldab meeskondadel arutleda

 dokumentide õige sõnastus ja see võimaldab töötajatel vormide täitmine esitada küsimusi, millele nende juhid saavad vastata.

Kõik need Google'i dokumentide vestluse suurepärased kasutusviisid toimivad hästi ainult siis, kui dokumenti kasutavad inimesed saavad aru, kuidas kommenteerimissüsteem töötab.

Sellest artiklist saate teada kõikidest Google’i dokumentides saadaval olevatest kommenteerimis- ja koostööfunktsioonidest.

Kuidas Google'i dokumentide kommenteerimine töötab?

Google'i dokumentides ei tee te lihtsalt pimesi koostööd dokumentidega. Näete tegelikult mitut kasutajat, kes pääsevad dokumendile juurde reaalajas.

See toimib nii, et kui teised inimesed dokumendile juurde pääsevad, näete nende Google'i konto ikooni Google'i dokumentide akna ülaosas.

Kui need teised kasutajad asetavad hiirekursori dokumendi sisse, näete nende Google'i konto nime hetkega kursori kohal.

See on kasulik, et näha, milliste dokumendivaldkondadega teised teie meeskonna liikmed töötavad. See võib aidata vältida samas dokumendis vastuolulisi muudatusi.

Kui näete, et keegi redigeerib dokumendi osa valesti või teeb muudatusi, millega te ei nõustu, saate sellele inimesele otse kommentaari lisada.

Dokumendi ülaosas asuvatest kasutajaikoonidest paremal näete valge ringi sees kõneleva inimese ikooni. Selle valimisel avaneb üldine kommentaaride ala.

Sisestage lihtsalt oma kommentaar ja vajutage sisestusklahvi. Kõik, kes praegu dokumenti vaatavad, näevad kõiki kommenteerimisala kommentaare.

Selle ikooni peal oleva punase täpi järgi teate, kui keegi on kommentaari alale uue kommentaari värskendanud.

Kui iga inimene vastab, kuvatakse uus kommentaar kommentaari lõimes eelmise all.

Vajutage nuppu või X kommentaaride kastis nimedest paremal või valige kommenteerimisaken, et kommentaariaken uuesti kaduda.

Uue Google'i dokumentide vestluse loomine

Uue Google Docs'i vestluse loomiseks tõstke lihtsalt esile Google'i dokumentide dokumendis olev tekst. Seda tehes näete esiletõstetud tekstist paremal väikest kommentaariikooni.

Kui viite hiire selle ikooni kohale, näete teksti „Lisa kommentaar”.

Kui valite selle ikooni, avaneb see kommentaariaknas, kus saate jagada oma mõtteid esiletõstetud dokumendi teksti kohta.

Kui olete oma kommentaari kirjutamise lõpetanud, valige lihtsalt nupp Kommentaar ja näete, et kommentaarikast muutub püsivaks kommentaariks.

Selliste kommentaaridega kaasnevad mõned võimalused.

Kommentaaride haldamine

Kui valite kommentaarist paremal kolm punkti, näete kolme valikut.

• Muuda: Uuendage oma kommentaari või lisage sellele soovi korral vastus.
• Kustuta: Eemaldage dokumendist kommentaar ja selle esiletõst.
• Link sellele kommentaarile: Hankige URL -i link, mida saate inimestega jagada, kui soovite, et nad näeksid seda konkreetset kommentaari.

Kommentaaride lingid on väga tõhusad, et aidata inimestel täpset kommentaari leida, eriti dokumentides, mis sisaldavad palju kommentaare.

Saate lingi kleepida kiirsõnumivestlusse, mobiil -SMS -i või e -kirja.

Kui adressaat valib lingi, viib ta selle otse dokumenti, kuhu kommentaar lisati. Nad saavad kommentaarile vastata või valida Lahenda.

Kommentaari lahendamine kaob kommentaariteemast. Tundub, et kommentaar on kustutatud, kuid tegelikult on see peidetud ainult parema veerise eest.

Kui soovite näha kõiki dokumenti postitatud kommentaare, valige lihtsalt dokumendi paremas ülanurgas olev must kommentaariikoon.

See näitab teile kõiki dokumenti postitatud kommentaare koos kogu järgneva teabega kommentaari kohta.

• Kommentaari postitamise kuupäev ja kellaaeg
• Kõik vastused kommentaarile
• Mis tahes dokumendi tekst, mis valiti kommentaari tegemisel
• Link lahendatud kommentaaride uuesti avamiseks
• Link kommentaaridele vastamiseks

Valige Kommenteeri lisada uusi kommentaare kommentaaride lõimele. Valige Märguanded e -posti seadete muutmiseks nii, et saate märguandeid ainult siis, kui keegi teie kommentaaridele vastab, või üldse mitte.

Toimetuste redigeerimine ja lahendamine

Google'i dokumentide vestlus on eriti kasulik dokumendi redigeerimisettepanekute tegemiseks ilma neid tegelikult tegemata.

Vaikimisi võimaldab Google Docs dokumenti muuta ja muudatused jõustuvad kohe. Redigeerimisrežiimi lülitamiseks ainult soovitatud muudatustele valige rippmenüüst paremal asuv rippmenüü Toimetamine sõna dokumendi paremas ülanurgas.

Valige Soovitamine ripploendist.

Dokumendis muudatuste tegemisel tõmmatakse dokumendis olev tekst läbi ja selle kõrval kuvatakse asendustekst. Iga muudatus avab paremale uue kommentaari koos tehtud muudatuse kirjeldusega.

Selle funktsiooni eesmärk on see, et lõplik toimetaja või algne kirjutaja saaks muudatused läbi teha ja muudatustega individuaalselt nõustuda, valides selle redigeerimiskommentaari linnukese.

Kui te aga ei soovi kommentaare eraldi lahendada, on kasulik trikk, et need kõik korraga lahendada.

Selleks valige Tööriistad menüüst ja valige Vaadake soovitatud muudatused üle.

See avab dokumendi paremas ülanurgas väikese akna. Dokumendi iga redigeerimiskommentaari kerimiseks saate valida üles- või allanoole. Saate valida Nõustu või Keeldu üksikuid toimetusi.

Kui soovite need kõik lihtsalt vastu võtta või tagasi lükata, valige nupu Nõustu või Keeldu paremal küljel rippmenüü nool.

Saate valida Võta kõik vastu kõik muudatused heaks kiita. See värskendab kogu dokumenti soovitatud muudatuste abil ja lahendab kõik seotud kommentaarid.

Lisateave kommentaaride lahendamine teenuses Google Docs.

Kommenteerimine aitab kaasa koostööle

Kasutades pilvepõhist tekstitöötlusprogrammi nagu Google Docs dokumentide koostamisel väga lihtne.

Kommenteerimissüsteem on üles seatud viisil, mis muudab dokumendimuudatuste arutamise meeskonnas mugavaks ja lihtsaks. Kui kõik on Google'i dokumentide vestlussüsteemiga harjunud, leiate, et teie meeskond on dokumentidega koos töötades palju tõhusam.

Telli Help Desk Geek.

Liituge veel 15 000 inimesega, kes saavad igapäevased näpunäited, nipid ja otseteed otse nende postkasti.