Smartsheet'i kasutamine: õpetus algajatele

Pilve- ja veebipõhise tööriista jaoks projektide, ülesannete, loendite, meeskonnaliikmete ja muu jälgimiseks Smartsheet.com pakub ulatuslikke ja paindlikke funktsioone.

Kui kaalute selle proovimist või olete juba tasuta prooviperioodiks registreerunud, tähendab tööriista maksimaalset ärakasutamine teadmist, mida see teie ja teie meeskonna heaks teha saab. Uurime, kuidas kasutada Smartsheeti algajatele, kes alles alustavad.

Mis on Smartsheet?

Kui olete kunagi rakendusi kasutanud nagu Asana, Monday.com või sarnane projektihaldustarkvara, Smartsheet on eesmärgi, struktuuri ja funktsioonide poolest võrreldav. Saate seda kasutada üksi või teha koostööd teistega, luua armatuurlaudu kiireks juurdepääsuks üksustele ja nautida mitut vaadet, nagu Kanban, kalender ja ruudustik.

Smartsheet pakub ka automatiseeritud töövooge, malle kiireks alustamiseks, kasulikke aruandeid, kohandatud vorme ja integratsioone teiste rakendustega, et teie protsesse sujuvamaks muuta.

Parim viis Smartsheeti kasutamise alustamiseks on luua või importida projekt, leht või ülesannete loend, mida soovite jälgida. Seejärel tutvustame teile iga tööriista funktsioone.

Looge, importige või kasutage malli

Valige Lahenduskeskus ikoon (plussmärk) vasakpoolses navigeerimisribas. Seejärel näete ekraani vasakus ülanurgas valikuid Loo ja impordi.

Vali Loo, ja teil on kaheksa valikut: ruudustik, projekt, kaardid, ülesannete loend, vorm, aruanne ja armatuurlaud/portaal. Valige loodava üksuse tüüp, andke sellele nimi ja valige Loo.

Vali Import kui teil on mujal projektiplaan või ülesandeleht, millest soovite alustada. Valige Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets või Atlassian Trello. Seejärel järgige üksuse importimiseks juhiseid.

Kui soovite alustada malli või mallikomplektiga, valige Sirvige kõiki lahendusi, valige tööstusharu või kasutage Otsing kasti, et leida midagi konkreetset.

Lisateabe nägemiseks valige mall või komplekt. Siis kuni kasutage malli, valige Kasuta nuppu.

Mallide komplekti jaoks valige Lisateave et saada täielikke üksikasju sisalduva kohta ja laadida alla komplekt.

Kasutage projektiassistenti

Kui soovite alustada uue projektiga, saate kasutada ka projektiassistenti. See annab teile projekti seadistamisel edumaa.

Aastal Lahenduskeskus, valige Projekti assistent. Nimetage oma projekti, sisestage alustamiseks kaks ülesannet ja lisage ülesande nr 1 jaoks kaks alamülesannet.

Seejärel näete oma uue projekti ruudustikuvaate paigutust koos sisestatud ülesannete ja alamülesannetega.

Projekti omadused

Projekti jälgimine Smartsheetis on lihtne tänu otse sisseehitatud projektihaldustööriistadele, nagu Gantti vaade.

Vasakus servas on kohad ülesande, kestuse, alguse, lõpu, eelkäijate, määratud, lõpetatud protsendi, oleku ja kommentaaride jaoks. Paremal küljel on teie Gantti diagramm.

Saate lisada lähtejooni ja kuvada või peita kriitilist teed, kasutades paremas ülanurgas olevaid ikoone.

Valige käik ikooni, et avada projekti sätted. Seejärel reguleerige sõltuvuse sätteid, ajaskaala kuvamist ja ressursside haldust.

Ülesannete loendi funktsioonid

Ülesannete loendis on täpselt see, mida vajate jälgige oma ülesandeid algusest lõpuni.

Sisestage ülesande nimi, tähtaeg, volitatud saaja ja olek. Kasutage veergu Valmis, et märkida ülesanded lõpetatuks, ja jaotist Kommentaarid märkmete jaoks.

Kaartide omadused

Kui teile meeldib projektijuhtimise meetod Kanban, saate kasutada kaartide paigutust, olgu siis enda või oma meeskonna jaoks.

Alustate kategooriateta, mahajäämuse, planeerimise, pooleli oleva ja lõpetatud radadega. Siiski saate neid silte vastavalt oma projektile muuta.

Kasutage radadele kaartide lisamiseks plussmärke. Teie kaardid võivad sisaldada alamülesannete, failimanuste, kommentaaride, tõendite ja meeldetuletuste kontrollnimekirja. Kaardil olevaid alamülesandeid saate redigeerida ka suuremas vaates, valides Muuda ikoon (pliiats).

Valige oma kaartide kompaktse või täisvaate vahel ja kohandage kaardivaate sätteid nupuga käik ikooni üleval paremal.

Võrgu funktsioonid

Kas kasutate selliseid rakendusi nagu Microsoft Excel või Google'i arvutustabelid esemete jälgimiseks? Kui jah, siis on ruudustiku paigutus teie jaoks. See näeb välja täpselt nagu veergude, ridade ja lahtritega arvutustabel.

Vormi omadused

Kohandatud vormi loomine on kasulik funktsioon igasuguste projektide jaoks. Smartsheetiga saate oma vormi kujundada ja selle sätteid hõlpsalt kohandada.

Lisage ja eemaldage vormielemendid vasakpoolse jaotisega. Seejärel valige vormiväli, et kohandada selle konkreetseid sätteid paremal. Näiteks saate muuta välja kohustuslikuks, lisada sildi või abiteksti, kasutada valideerimist ja lisada loogikat.

Kohandage vormi sätteid teema ja kaubamärgi, turvalisuse, vormi esitamise ja esitamise meilide jaoks.

Aruande funktsioonid

Looge reaaruanne, koondaruanne või mõlemad. Valige leht või projekt ja lisage veerud. Saate lisada filtreid, sortida ja rühmitada veerge ning lisada ülaossa kokkuvõtte.

Armatuurlaua funktsioonid

Smartsheeti armatuurlaua loomisel näete oma projekti hetktõmmist, aktiivseid üksusi, käepärast diagrammi või mõõdikuid.

Andke oma armatuurlauale nimi ja seejärel valige vidinad, mida soovite kasutada. Paremal näete kena valikut vidinaid ja valige selle lisamiseks lihtsalt üks.

Kui teil on vidinad armatuurlaual, saate nende seadeid kohandada. Sõltuvalt vidina tüübist saate lisada pealkirja ja stiili ning valida toimingu, kui keegi vidinal klõpsab.

Smartsheet'i navigeerimine, paigutus ja tööriistad

Smartsheet pakub lihtsat viisi rakenduses navigeerimiseks ja tööriistade kasutamiseks.

Vasakpoolne navigeerimine

Vasakpoolses servas on avalehe, teavituste, sirvimise, hiljutiste, lemmikute, töörakenduste ja lahenduskeskuse põhinavigeerimine. Kui logite Smartsheeti sisse, valige, kust soovite alustada.

Valige allosas Abi ikoon (küsimärk) ikoon abi saamiseks või Konto ikooni, et kohandada oma profiili ja seadeid.

Parempoolsed tööriistad

Paremal küljel on tööriistad. Näete neid ekraanil iga kasutatava üksuse (nt projekt, ülesannete loend või kaardid) puhul. Erandiks on armatuurlaud ja aruanne.

Kui valite tööriista, kuvatakse külgriba, mis sisaldab vastavaid üksusi. Teil on vestlused, manused, tõendid, värskendustaotlused, avaldamine, tegevuste logi ja kokkuvõte.

Külgribal saadaolevad toimingud sõltuvad tööriistast. Näidetena saate vaadata kõiki vestlusi, lugemata neid või kommentaare ühe lehe või rea kohta. Manuste puhul saate faili eelvaadata, alla laadida, ümber nimetada või kirjelduse lisada.

Ülemine tööriistariba

Iga üksuse ülaosas on lisatööriistad. Vasakul küljel saate toimingu salvestada, printida, tagasi võtta või uuesti teha. Vahetult selle kõrval saate oma vaadet muuta, mis on üsna mugav. Lülitage ruudustiku-, Gantti-, kaardi- või kalendrivaate vahel.

Näete ka sarnaseid fondi- ja vormingunuppe Microsoft Wordis. See võimaldab teil muuta fondi stiili, suurust või värvi, joondust, vormingut valuutana ja palju muud.

Täiendavad Smartsheet funktsioonid ja valikud

Kui olete Smartsheeti kasutamise põhitõed selgeks saanud, vaadake neid lisafunktsioone ja -valikuid.

Jagamine: koos reaalajas vestluste ja koostöövahendid, saate kohandada oma meeskonna jagamise ja lubade seadeid. Kasuta Jaga valikute kuvamiseks paremas ülanurgas nuppu.

Integratsioonid: Ühendage Smartsheet selliste rakendustega nagu Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira ja palju muud. Oma valikute vaatamiseks minge lehele Lahenduskeskus, korjama Sirvige kõiki lahendusija valige Vaadake rohkem lisandmooduleid jaotises Lisandmoodulid.

Automatiseeritud töövood: Automatiseerige ülesanded oma projekti või lehe jaoks, valides päästiku ja toimingu. Saate automatiseerida selliseid asju nagu märguanded, kinnitustaotlused, kuupäeva salvestamine või ridade lukustamine. Valige Automatiseerimine vahekaart ülemise tööriistariba kohal.

Samuti saate luua tööruumi, kasutada tingimusvormingut ja vaadata oma ettevõtte jaoks veebi- või mobiilirakenduse loomise funktsioone.

Smartsheet on täisfunktsionaalne ja tugev tööriist igas suuruses projektide haldamiseks. Tutvuge kindlasti nendega liitumisplaani hinnakujundus teile kõige paremini sobivaks.

Sarnaste tööriistade jaoks vaadake, kuidas seda teha kasutage Todoist Kanbani tööriista või kuidas ole Trelloga produktiivne.