Sådan Mail Merge fra Excel til Microsoft Word

Hvis du vil oprette en brevfletning fra Excel til Word, er der mere involveret end blot at forbinde et regneark. Uanset om du opsætter Excel-arket fra bunden eller importerer en tekst- eller CSV-fil, skal du sørge for, at dine data er struktureret korrekt.

Vi viser dig, hvordan du formaterer din postliste i et Microsoft Excel-dokument, så når du forbinder den til Word for brevfletningen, alt fungerer korrekt.

Importer en fil til Excel.

Hvis du har en tekst- eller CSV-fil som datakilde for postlisten, kan du importere den til en Excel-fil. Derfra kan du arrangere og formatere dataene korrekt, før du forbinder dem via brevfletningsfunktionen eller guiden i Word.

Selvom processen er ens for versioner af Excel, er den lidt anderledes for Microsoft 365 versus Excel til Mac eller andre Excel-versioner.

Importer en fil ved hjælp af Microsoft 365.

Hvis du bruger Excel med Microsoft 365 på Windows, skal du følge disse trin for at importere din datafil.

1. Gå til Data fanen og vælg Fra tekst/csv i sektionen Hent og transformer data på båndet.

1. Søg efter og vælg filen. Vælg derefter Importere.

1. I pop op-vinduet skal du bekræfte eller redigere de tre rullemenuer øverst for Filoprindelse, Afgrænser og Data Type Detection.

1. For at formatere felterne ved import skal du vælge Transform data. Bemærk: Hvis du planlægger at formatere dem senere, skal du vælge belastning at importere dataene direkte.

1. Hvis du vælger Transform data, skal du vælge den første kolonne, du vil formatere, i vinduet Power Query, der vises.
2. Gå derefter til Hjem fanen og brug Datatype rullemenuen i Transform-sektionen for at vælge formatet.

1. Plukke Udskift strøm.

1. Fortsæt denne proces for hver kolonne i dit datasæt.
2. Når du er færdig, vil du se forhåndsvisningsresultaterne og kan vælge Luk og indlæs på den Hjem fanen.

Du modtager din importerede fil med antallet af indlæste rækker. Du kan derefter foretage yderligere justeringer efter behov og gemme filen.

Importer en fil ved hjælp af andre Excel-versioner.

Hvis du bruger Excel på Mac eller en anden version såsom Excel 2013, skal du følge disse trin for at importere en tekst- eller CSV-fil.

1. Gå til Data fanen, skal du åbne Hent data menu, og vælg Fra tekst.

1. Søg efter og vælg filen. Vælg derefter Importere eller Hent data.

1. Vælg i vinduet Guiden Tekstimport Afgrænset og indstil eventuelt Start import ved Row, File Origin, og om dine data indeholder kolonneoverskrifter. Vælg Næste.

1. På den næste skærm skal du markere afkrydsningsfeltet for den type afgrænser, du bruger, såsom tabulator, komma eller mellemrum, og vælg Næste.

1. På den sidste skærm har du mulighed for at formatere dataene. For at gøre det skal du vælge hver kolonne og vælge dens dataformat øverst. Bemærk for datoer, du kan vælge strukturen; for numeriske data kan du vælge Fremskreden for at vælge decimal- og tusinde-separatorerne. Vælg Afslut.

1. I dialogboksen Importer data skal du vælge en celle for en Eksisterende ark eller vælg Nyt ark for dataene. Vælg Importere.

Du får derefter din modtagerliste importeret og klar til gennemgang, redigering og lagring.

Opsæt postlisten i Excel.

Uanset om du importerer en fil som beskrevet ovenfor eller opretter din postliste i Excel fra bunden, er der flere ting, du skal huske på. Disse kan kræve, at du justerer dine Excel-data.

Sørg for at:

• Dataene er formateret korrekt til tekst, procenter og tal (beskrevet nedenfor)
• Kolonnenavnene i dit ark matcher de feltnavne, du planlægger at bruge i Word.
• Dataene findes i det første ark i din projektmappe.
• Projektmappen gemmes lokalt (på din computer)
• Redigeringerne eller ændringerne afsluttes, før arket forbindes i Word.

Formater Mail List Excel.

Ud over at administrere dataene til din mailingliste i Excel, skal du være sikker på, at den er formateret korrekt. Dette er bydende nødvendigt for procenter og post- eller postnumre.

• Procentsatser: Som standard ganges procenter med 100. Formater procenter som tekst, hvis du vil undgå denne beregning.
• Tal: Formater tal, så de matcher deres kategorier. Brug f.eks. Valuta til dollarbeløb.
• Postnummer eller postnumre: Formater postnumre eller postnumre som tekst. Hvis du formaterer dem som tal, mister du de foranstillede nuller for koder som 00321.

For at formatere dine data skal du vælge en kolonne, gå til Hjem fanen, og vælg formatet i Talformat drop-down liste.

Husk, at selvom du formaterer dataene, der er specifikke for dens kategori, viser de ikke tilsvarende symboler, når du forbinder dem med Word. For eksempel, når du kortlægger en procentdel, vil du kun se nummervisningen, ikke procenttegnet. Du skal tilføje de symboler, du ønsker ved siden af ​​de tilknyttede felter i Word brevfletningsdokumentet.

Klar til at flette.

Når du har din modtagerliste klar til at gå i Excel, er det tid til at bruge Word brevfletningsfunktionen til at afslutte processen. Uanset om det er personlige breve eller e-mail-beskeder, se vores tutorial for oprettelse af en brevfletning i Microsoft Word for fuldstændige detaljer.

Derudover kan du tjekke, hvordan du gør oprette etiketter i et Word-dokument fra et Excel-regneark.