Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Microsoft Wordu

Pokud chcete vytvořit hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu, je to mnohem složitější než pouhé připojení listu. Ať už nastavujete excelový list od začátku nebo importujete textový nebo CSV soubor, musíte se ujistit, že vaše data jsou správně strukturována.

Ukážeme vám, jak naformátovat seznam adresátů v dokumentu aplikace Microsoft Excel tak, aby se při připojení k Word pro hromadnou korespondenci, vše funguje správně.

Import souboru do Excelu.

Pokud máte jako zdroj dat pro seznam adresátů textový soubor nebo soubor CSV, můžete jej importovat do souboru aplikace Excel. Odtud můžete data správně uspořádat a naformátovat, než je připojíte pomocí funkce hromadné korespondence nebo průvodce v aplikaci Word.

I když je proces podobný pro verze Excelu, pro Microsoft 365 se mírně liší od Excelu pro Mac nebo jiných verzí Excelu.

Import souboru pomocí Microsoft 365.

Pokud používáte Excel s Microsoft 365 ve Windows, importujte datový soubor podle těchto kroků.

1. Přejít na Data kartu a vyberte Z textu/CSV v části Získat a transformovat data na pásu karet.

1. Vyhledejte a vyberte soubor. Poté vyberte Import.

1. Ve vyskakovacím okně potvrďte nebo upravte tři rozevírací nabídky v horní části pro původ souboru, oddělovač a zjišťování typu dat.

1. Chcete-li pole při importu formátovat, vyberte Transformovat data. Poznámka: Pokud je plánujete naformátovat později, vyberte Zatížení pro přímý import dat.

1. Pokud si vyberete Transformovat data, v zobrazeném okně Power Query vyberte první sloupec, který chcete formátovat.
2. Poté přejděte na Domov kartu a použijte Datový typ v rozevíracím seznamu v části Transformovat vyberte formát.

1. Výběr Vyměňte proud.

1. Pokračujte v tomto procesu pro každý sloupec ve vaší datové sadě.
2. Po dokončení uvidíte výsledky náhledu a můžete vybírat Zavřít a načíst na Domov tab.

Obdržíte importovaný soubor s počtem načtených řádků. Poté můžete podle potřeby provést další úpravy a soubor uložit.

Import souboru pomocí jiných verzí aplikace Excel.

Pokud používáte Excel na Macu nebo jinou verzi, jako je Excel 2013, importujte textový nebo CSV soubor podle těchto kroků.

1. Přejít na Data otevřete kartu Získejte data menu a vyberte si Z Textu.

1. Vyhledejte a vyberte soubor. Poté vyberte Import nebo Získejte data.

1. V okně Průvodce importem textu vyberte Vymezené a volitelně nastavte Start Import at Row, File Origin a zda vaše data obsahují záhlaví sloupců. Vybrat další.

1. Na další obrazovce zaškrtněte políčko u typu oddělovače, který používáte, jako je tabulátor, čárka nebo mezera, a vyberte další.

1. Na poslední obrazovce máte možnost formátovat data. Chcete-li to provést, vyberte každý sloupec a v horní části vyberte jeho datový formát. Upozornění na data, můžete si vybrat strukturu; pro číselná data můžete vybrat Pokročilý vyberte oddělovače desetinných míst a tisíců. Vybrat Dokončit.

1. V dialogovém okně Importovat data vyberte buňku pro soubor Stávající list nebo si vyberte Nový list pro data. Vybrat Import.

Poté budete mít svůj seznam příjemců importovaný a připravený ke kontrole, úpravám a uložení.

Nastavte seznam adresátů v aplikaci Excel.

Ať už importujete soubor, jak je popsáno výše, nebo vytvoříte svůj seznam adresátů v Excelu od začátku, je třeba mít na paměti několik věcí. Ty mohou vyžadovat úpravu dat aplikace Excel.

Ujistit se, že:

• Data jsou správně naformátována pro text, procenta a čísla (popsáno níže)
• Názvy sloupců na listu odpovídají názvům polí, která plánujete použít ve Wordu.
• Data jsou na prvním listu vašeho sešitu.
• Sešit je uložen místně (na vašem počítači)
• Úpravy nebo změny jsou dokončeny před připojením listu ve Wordu.

Formátovat seznam pošty Excel.

Kromě správy dat pro váš seznam adresátů v aplikaci Excel si musíte být jisti, že jsou správně naformátovány. To je nezbytné pro procenta a PSČ.

• Procenta: Ve výchozím nastavení se procenta násobí 100. Chcete-li se tomuto výpočtu vyhnout, naformátujte procenta jako text.
• Čísla: Formátujte čísla tak, aby odpovídala jejich kategoriím. Pro částky v dolarech použijte například Měna.
• PSČ nebo PSČ: Formátujte PSČ jako text. Pokud je naformátujete jako čísla, ztratíte úvodní nuly pro kódy, jako je 00321.

Chcete-li naformátovat data, vyberte sloupec a přejděte na Domov a vyberte formát v Formát čísla rozbalovací seznam.

Mějte na paměti, že ačkoli formátujete data specifická pro jejich kategorii, nezobrazují se při jejich připojení k aplikaci Word odpovídající symboly. Když například mapujete procento, uvidíte pouze číselný displej, nikoli znak procenta. Měli byste přidat požadované symboly vedle mapovaných polí v dokumentu hromadné korespondence aplikace Word.

Připraveno ke sloučení.

Jakmile budete mít seznam příjemců připravený k použití v Excelu, je čas dokončit proces pomocí funkce hromadné korespondence aplikace Word. Ať už jde o osobní dopisy nebo e-mailové zprávy, podívejte se na náš návod vytvoření hromadné korespondence v aplikaci Microsoft Word pro úplné podrobnosti.

Kromě toho se můžete podívat, jak na to vytvářet štítky v dokumentu aplikace Word z tabulky aplikace Excel.