Как да циркулирате поща от Excel към Microsoft Word

Ако искате да създадете циркулярна поща от Excel към Word, има нещо повече от това просто да свържете работен лист. Независимо дали настройвате листа на Excel от нулата или импортирате текстов или CSV файл, трябва да сте сигурни, че вашите данни са структурирани правилно.

Ще ви покажем как да форматирате вашия пощенски списък в документ на Microsoft Excel, така че когато го свържете с Word за циркулярни документи, всичко работи както трябва.

Импортиране на файл в Excel.

Ако имате текстов или CSV файл като източник на данни за пощенския списък, можете да го импортирате във файл на Excel. Оттам можете да подредите и форматирате правилно данните, преди да ги свържете чрез функцията за циркулярни документи или съветника в Word.

Докато процесът е подобен за версиите на Excel, той е малко по-различен за Microsoft 365 спрямо Excel за Mac или други версии на Excel.

Импортирайте файл с помощта на Microsoft 365.

Ако използвате Excel с Microsoft 365 в Windows, следвайте тези стъпки, за да импортирате вашия файл с данни.

1. Отидете на Данни раздел и изберете От текст/CSV в секцията Get & Transform Data на лентата.

1. Потърсете и изберете файла. След това изберете Импортиране.

1. В изскачащия прозорец потвърдете или редактирайте трите падащи менюта в горната част за Произход на файл, Разделител и Откриване на тип данни.

1. За да форматирате полетата при импортиране, изберете Преобразуване на данни. Забележка: Ако планирате да ги форматирате по-късно, изберете Заредете за директно импортиране на данните.

1. Ако решите Преобразуване на данни, изберете първата колона, която искате да форматирате, в прозореца на Power Query, който се показва.
2. След това отидете на У дома и използвайте Тип данни падащ списък в секцията Трансформиране, за да изберете формата.

1. Изберете Сменете тока.

1. Продължете този процес за всяка колона във вашия набор от данни.
2. Когато приключите, ще видите резултатите от визуализацията и ще можете да изберете Затваряне и зареждане на У дома раздел.

Ще получите вашия импортиран файл с броя на заредените редове. След това можете да направите допълнителни корекции, ако е необходимо, и да запишете файла.

Импортирайте файл с помощта на други версии на Excel.

Ако използвате Excel на Mac или друга версия като Excel 2013, следвайте тези стъпки, за да импортирате текстов или CSV файл.

1. Отидете на Данни раздел, отворете Вземете данни меню и изберете От текст.

1. Потърсете и изберете файла. След това изберете Импортиране или Вземете данни.

1. В прозореца на съветника за импортиране на текст изберете Разграничени и по желание задайте Стартиране на импортирането в Ред, Произход на файл и дали вашите данни съдържат заглавки на колони. Изберете Следващия.

1. На следващия екран поставете отметка в квадратчето за типа разделител, който използвате, като раздел, запетая или интервал, и изберете Следващия.

1. На последния екран имате възможност да форматирате данните. За да направите това, изберете всяка колона и изберете нейния формат на данните в горната част. Забележка за дати, можете да изберете структура; за числови данни можете да изберете Разширено за да изберете разделителите за десетични и хиляди. Изберете завършек.

1. В диалоговия прозорец Импортиране на данни изберете клетка за Съществуващ лист или изберете Нов лист за данните. Изберете Импортиране.

След това вашият списък с получатели ще бъде импортиран и готов за преглед, редактиране и запазване.

Настройте пощенския списък в Excel.

Независимо дали импортирате файл, както е описано по-горе, или създавате своя пощенски списък в Excel от нулата, има няколко неща, които трябва да имате предвид. Те може да изискват да коригирате вашите данни в Excel.

Уверете се, че:

• Данните са форматирани правилно за текст, проценти и числа (описани по-долу)
• Имената на колоните във вашия лист съответстват на имената на полетата, които планирате да използвате в Word.
• Данните са в първия лист на вашата работна книга.
• Работната книга се записва локално (на вашия компютър)
• Редакциите или промените се финализират преди свързването на листа в Word.

Форматирайте списъка с имейли в Excel.

Заедно с управлението на данните за вашия пощенски списък в Excel, трябва да сте сигурни, че той е форматиран правилно. Това е задължително за проценти и пощенски кодове.

• Проценти: По подразбиране процентите се умножават по 100. Форматирайте процентите като текст, ако искате да избегнете това изчисление.
• Числа: Форматирайте числата, за да съответстват на техните категории. Например, използвайте Валута за суми в долари.
• Пощенски кодове: Форматирайте пощенските кодове като текст. Ако ги форматирате като числа, ще загубите водещите нули за кодове като 00321.

За да форматирате данните си, изберете колона, отидете на У дома и изберете формата в Числов формат падащ списък.

Имайте предвид, че въпреки че форматирате данните, специфични за тяхната категория, те не показват съответните символи, когато ги свържете с Word. Например, когато картографирате процент, ще видите само числото, но не и знака за процент. Трябва да добавите символите, които искате, в съседство с нанесените полета в документа за циркулярни документи на Word.

Готов за сливане.

След като сте подготвили списъка си с получатели, готов за работа в Excel, е време да използвате функцията за циркулярни документи на Word, за да завършите процеса. Независимо дали персонализирани писма или имейл съобщения, вижте нашия урок за създаване на циркулярни документи в Microsoft Word за пълни подробности.

Освен това можете да проверите как да създаване на етикети в документ на Word от електронна таблица на Excel.