كيفية دمج البريد من Excel إلى Microsoft Word

إذا كنت تريد إنشاء دمج بريد من Excel إلى Word، فهناك ما هو أكثر من مجرد توصيل ورقة عمل. سواء قمت بإعداد ورقة Excel من البداية أو قمت باستيراد نص أو ملف CSV، يجب عليك التأكد من تنظيم بياناتك بشكل صحيح.

سنوضح لك كيفية تنسيق القائمة البريدية الخاصة بك في مستند Microsoft Excel بحيث يتم توصيلها بها عند الاتصال بها كلمة لدمج البريد، كل شيء يعمل بشكل صحيح.

استيراد ملف إلى Excel.

إذا كان لديك ملف نصي أو ملف CSV كمصدر بيانات للقائمة البريدية، فيمكنك استيراده إلى ملف Excel. ومن هناك، يمكنك ترتيب البيانات وتنسيقها بشكل صحيح قبل توصيلها من خلال ميزة دمج البريد أو المعالج في Word.

على الرغم من أن العملية مشابهة لإصدارات Excel، إلا أنها تختلف قليلاً بالنسبة لـ Microsoft 365 مقابل Excel لنظام التشغيل Mac أو إصدارات Excel الأخرى.

استيراد ملف باستخدام Microsoft 365.

إذا كنت تستخدم Excel مع Microsoft 365 على نظام التشغيل Windows، فاتبع هذه الخطوات لاستيراد ملف البيانات الخاص بك.

1. اذهب الى بيانات علامة التبويب وحدد من النص/CSV في قسم الحصول على البيانات وتحويلها على الشريط.

1. استعرض بحثًا عن الملف وحدده. ثم اختر يستورد.

1. في النافذة المنبثقة، قم بتأكيد أو تحرير القوائم المنسدلة الثلاث في الجزء العلوي لأصل الملف، والمحدد، واكتشاف نوع البيانات.

1. لتنسيق الحقول عند الاستيراد، حدد تحويل البيانات. ملاحظة: إذا كنت تخطط لتنسيقها لاحقًا، فحدد حمولة لاستيراد البيانات مباشرة.

1. إذا اخترت تحويل البيانات، حدد العمود الأول الذي تريد تنسيقه في نافذة Power Query التي تظهر.
2. ثم اذهب إلى بيت علامة التبويب واستخدم نوع البيانات القائمة المنسدلة في قسم التحويل لاختيار التنسيق.

1. يختار استبدال الحالي.

1. استمر في هذه العملية لكل عمود في مجموعة البيانات الخاصة بك.
2. عند الانتهاء، سترى نتائج المعاينة ويمكنك الاختيار إغلاق وتحميل على ال بيت فاتورة غير مدفوعة.

ستتلقى ملفك المستورد مع عدد الصفوف التي تم تحميلها. يمكنك بعد ذلك إجراء تعديلات إضافية حسب الحاجة وحفظ الملف.

استيراد ملف باستخدام إصدارات Excel الأخرى.

إذا كنت تستخدم Excel على نظام Mac أو إصدارًا آخر مثل Excel 2013، فاتبع هذه الخطوات لاستيراد ملف نصي أو ملف CSV.

1. اذهب الى بيانات علامة التبويب، افتح احصل على البيانات القائمة، واختيار من النص.

1. استعرض بحثًا عن الملف وحدده. ثم اختر يستورد أو احصل على البيانات.

1. في نافذة معالج استيراد النص، اختر محدد وقم بشكل اختياري بتعيين بدء الاستيراد في الصف وأصل الملف وما إذا كانت بياناتك تحتوي على رؤوس أعمدة. يختار التالي.

1. في الشاشة التالية، حدد خانة الاختيار الخاصة بنوع المحدد الذي تستخدمه مثل علامة التبويب أو الفاصلة أو المسافة، ثم حدد التالي.

1. في الشاشة النهائية، لديك خيار تنسيق البيانات. للقيام بذلك، حدد كل عمود واختر تنسيق البيانات الخاص به في الأعلى. إشعار للتواريخ، يمكنك اختيار الهيكل؛ بالنسبة للبيانات الرقمية، يمكنك الاختيار متقدم لاختيار الفواصل العشرية والآلاف. يختار ينهي.

1. في مربع الحوار استيراد البيانات، حدد خلية لـ الورقة الموجودة أو اختر ورقة جديدة للبيانات. يختار يستورد.

سيتم بعد ذلك استيراد قائمة المستلمين الخاصة بك وستكون جاهزة للمراجعة والتحرير والحفظ.

إعداد القائمة البريدية في برنامج Excel.

سواء قمت باستيراد ملف كما هو موضح أعلاه أو قمت بإنشاء قائمة بريدية في Excel من البداية، فهناك العديد من الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار. قد يتطلب منك ذلك ضبط بيانات Excel الخاصة بك.

تأكد من أن:

• تم تنسيق البيانات بشكل صحيح بالنسبة للنص والنسب المئوية والأرقام (كما هو موضح أدناه)
• تتطابق أسماء الأعمدة الموجودة في الورقة مع أسماء الحقول التي تخطط لاستخدامها في Word.
• البيانات موجودة في الورقة الأولى من المصنف الخاص بك.
• يتم حفظ المصنف محليًا (على جهاز الكمبيوتر الخاص بك)
• يتم الانتهاء من التعديلات أو التغييرات قبل توصيل الورقة في Word.

تنسيق قائمة البريد إكسل.

إلى جانب إدارة بيانات قائمتك البريدية في برنامج Excel، يجب عليك التأكد من تنسيقها بشكل صحيح. يعد هذا أمرًا ضروريًا بالنسبة للنسب المئوية والرموز البريدية أو الرمز البريدي.

• النسب المئوية: افتراضيًا، يتم ضرب النسب في 100. قم بتنسيق النسب المئوية كنص إذا كنت تريد تجنب هذا الحساب.
• أعداد: تنسيق الأرقام لتتناسب مع فئاتها. على سبيل المثال، استخدم العملة للمبالغ بالدولار.
• الرمز البريدي أو الرموز البريدية: تنسيق الرمز البريدي أو الرموز البريدية كنص. إذا قمت بتنسيقها كأرقام، فسوف تفقد الأصفار البادئة للرموز مثل 00321.

لتنسيق بياناتك، حدد عمودًا، وانتقل إلى بيت علامة التبويب، واختر التنسيق في تنسيق الرقم قائمة منسدلة.

ضع في اعتبارك أنه على الرغم من قيامك بتنسيق البيانات الخاصة بفئتها، إلا أنها لا تعرض الرموز المقابلة عند توصيلها ببرنامج Word. على سبيل المثال، عند تعيين نسبة مئوية، سترى فقط عرض الرقم، وليس علامة النسبة المئوية. يجب عليك إضافة الرموز التي تريدها بجوار الحقول المعينة في مستند دمج مراسلات Word.

جاهز للدمج.

بمجرد أن تصبح قائمة المستلمين جاهزة للاستخدام في برنامج Excel، فقد حان الوقت لاستخدام ميزة دمج مراسلات Word لإنهاء العملية. سواء كانت رسائل شخصية أو رسائل بريد إلكتروني، فاطلع على البرنامج التعليمي الخاص بنا إنشاء دمج البريد في Microsoft Word للحصول على تفاصيل كاملة.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك التحقق من كيفية إنشاء تسميات في مستند Word من جدول بيانات Excel.