Як злити листи з Excel у Microsoft Word

Якщо ви хочете створити злиття пошти з Excel у Word, вам знадобиться більше, ніж просто підключити аркуш. Незалежно від того, чи ви налаштовуєте аркуш Excel з нуля, чи імпортуєте текстовий або CSV-файл, ви повинні переконатися, що ваші дані правильно структуровані.

Ми покажемо вам, як відформатувати список розсилки в документі Microsoft Excel, щоб під час підключення до нього Word для злиття, все працює справно.

Імпорт файлу в Excel.

Якщо у вас є текстовий або CSV-файл як джерело даних для списку розсилки, ви можете імпортувати його у файл Excel. Звідти ви можете правильно впорядкувати та відформатувати дані, перш ніж підключити їх за допомогою функції злиття або майстра в Word.

Хоча процес подібний для версій Excel, він дещо відрізняється для Microsoft 365 і Excel для Mac або інших версій Excel.

Імпортуйте файл за допомогою Microsoft 365.

Якщо ви використовуєте Excel із Microsoft 365 у Windows, виконайте ці дії, щоб імпортувати файл даних.

1. Перейти до Дані вкладку та виберіть З тексту/CSV у розділі «Отримати та перетворити дані» на стрічці.

1. Знайдіть і виберіть файл. Потім вибирайте Імпорт.

1. У спливаючому вікні підтвердьте або відредагуйте три спадні меню вгорі для пунктів «Походження файлу», «Роздільник» і «Виявлення типу даних».

1. Щоб відформатувати поля під час імпорту, виберіть Перетворення даних. Примітка: якщо ви плануєте відформатувати їх пізніше, виберіть навантаження для безпосереднього імпорту даних.

1. Якщо ви обираєте Перетворення данихвиберіть перший стовпець, який потрібно відформатувати, у вікні Power Query, яке відобразиться.
2. Потім перейдіть до додому і використовуйте Тип даних у розкривному списку в розділі «Перетворення», щоб вибрати формат.

1. Виберіть Замінити струм.

1. Продовжуйте цей процес для кожного стовпця у вашому наборі даних.
2. Коли ви закінчите, ви побачите результати попереднього перегляду та зможете вибрати Закрити та завантажити на додому вкладка.

Ви отримаєте імпортований файл із кількістю завантажених рядків. Потім ви можете внести додаткові коригування за потреби та зберегти файл.

Імпортуйте файл за допомогою інших версій Excel.

Якщо ви використовуєте Excel на Mac або іншу версію, наприклад Excel 2013, виконайте ці дії, щоб імпортувати текстовий або CSV-файл.

1. Перейти до Дані вкладку, відкрийте Отримати дані меню та виберіть З тексту.

1. Знайдіть і виберіть файл. Потім вибирайте Імпорт або Отримати дані.

1. У вікні майстра імпорту тексту виберіть Розмежований і, за бажанням, установіть параметри «Почати імпорт із рядка», «Походження файлу» та чи містять ваші дані заголовки стовпців. Виберіть Далі.

1. На наступному екрані встановіть прапорець для типу роздільника, який ви використовуєте, наприклад табуляції, коми або пробілу, і виберіть Далі.

1. На останньому екрані ви можете відформатувати дані. Для цього виберіть кожен стовпець і виберіть його формат даних угорі. Повідомлення про дати, ви можете вибрати структуру; для числових даних можна вибрати Просунутий щоб вибрати десятковий роздільник і роздільник тисяч. Виберіть Закінчити.

1. У діалоговому вікні «Імпорт даних» виберіть клітинку для Існуючий аркуш або вибрати Новий аркуш для даних. Виберіть Імпорт.

Тоді ваш список одержувачів буде імпортовано та готовий до перегляду, редагування та збереження.

Налаштуйте список розсилки в Excel.

Незалежно від того, чи ви імпортуєте файл, як описано вище, чи створюєте свій список розсилки в Excel з нуля, слід пам’ятати про кілька речей. Для цього може знадобитися відкоригувати дані Excel.

Переконайтеся, що:

• Дані відформатовано правильно для тексту, відсотків і чисел (описано нижче)
• Назви стовпців у вашому аркуші збігаються з назвами полів, які ви плануєте використовувати в Word.
• Дані знаходяться на першому аркуші вашої робочої книги.
• Робоча книга зберігається локально (на вашому комп'ютері)
• Редагування або зміни завершуються перед підключенням аркуша в Word.

Відформатуйте список розсилки Excel.

Окрім керування даними для вашого списку розсилки в Excel, ви повинні переконатися, що він правильно відформатований. Це обов’язково для відсотків і поштових індексів.

• Відсотки: за умовчанням відсотки множаться на 100. Відформатуйте відсотки як текст, якщо ви хочете уникнути цього обчислення.
• Числа: форматування чисел відповідно до їхніх категорій. Наприклад, використовуйте валюту для сум у доларах.
• Поштові індекси: форматувати поштові індекси як текст. Якщо відформатувати їх як числа, ви втратите початкові нулі для таких кодів, як 00321.

Щоб відформатувати дані, виберіть стовпець, перейдіть до додому і виберіть формат у Формат числа випадаючий список.

Майте на увазі, що хоча ви форматуєте дані, специфічні для їх категорії, вони не відображають відповідні символи, коли ви підключаєте їх до Word. Наприклад, коли ви відображаєте відсоток, ви побачите лише число, а не знак відсотка. Ви повинні додати потрібні символи поруч із зіставленими полями в документі злиття Word.

Готовий до об'єднання.

Коли ви підготували список одержувачів до Excel, настав час скористатися функцією злиття листів Word, щоб завершити процес. Незалежно від того, персоналізовані листи чи повідомлення електронної пошти, перегляньте наш підручник створення злиття в Microsoft Word для повної інформації.

Крім того, ви можете перевірити, як створювати мітки в документі Word з електронної таблиці Excel.