วิธีการรวมจดหมายเวียนจาก Excel ไปยัง Microsoft Word

หากคุณต้องการสร้างจดหมายเวียนจาก Excel ไปยัง Word มีส่วนเกี่ยวข้องมากกว่าแค่การเชื่อมต่อแผ่นงาน ไม่ว่าคุณจะตั้งค่าแผ่นงาน Excel ตั้งแต่เริ่มต้นหรือนำเข้าข้อความหรือไฟล์ CSV คุณต้องแน่ใจว่าข้อมูลของคุณมีโครงสร้างที่ถูกต้อง

เราจะแสดงวิธีจัดรูปแบบรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณในเอกสาร Microsoft Excel เพื่อให้เมื่อคุณเชื่อมต่อ Word สำหรับจดหมายเวียนทุกอย่างทำงานได้อย่างถูกต้อง

นำเข้าไฟล์ไปยัง Excel

หากคุณมีข้อความหรือไฟล์ CSV เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับรายชื่อผู้รับอีเมล คุณสามารถนำเข้าลงในไฟล์ Excel ได้ จากนั้น คุณสามารถจัดเรียงและจัดรูปแบบข้อมูลได้อย่างถูกต้องก่อนที่คุณจะเชื่อมต่อผ่านฟีเจอร์จดหมายเวียนหรือตัวช่วยสร้างใน Word

แม้ว่ากระบวนการจะคล้ายกันสำหรับ Excel เวอร์ชัน แต่จะแตกต่างกันเล็กน้อยสำหรับ Microsoft 365 กับ Excel สำหรับ Mac หรือ Excel เวอร์ชันอื่นๆ

นำเข้าไฟล์โดยใช้ Microsoft 365

หากคุณใช้ Excel กับ Microsoft 365 บน Windows ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อนำเข้าไฟล์ข้อมูลของคุณ

1. ไปที่ ข้อมูล แท็บแล้วเลือก จากข้อความ/CSV ในส่วนรับและแปลงข้อมูลของ Ribbon

1. เรียกดูและเลือกไฟล์ จากนั้นเลือก นำเข้า.

1. ในหน้าต่างป๊อปอัป ให้ยืนยันหรือแก้ไขเมนูแบบเลื่อนลงสามเมนูที่ด้านบนสำหรับ File Origin, Delimiter และ Data Type Detection

1. หากต้องการจัดรูปแบบฟิลด์เมื่อนำเข้า ให้เลือก แปลงข้อมูล. หมายเหตุ: หากคุณวางแผนที่จะจัดรูปแบบในภายหลัง ให้เลือก โหลด เพื่อนำเข้าข้อมูลโดยตรง

1. หากคุณเลือก แปลงข้อมูลให้เลือกคอลัมน์แรกที่คุณต้องการจัดรูปแบบในหน้าต่าง Power Query ที่แสดง
2. จากนั้นไปที่ บ้าน แท็บและใช้ ประเภทข้อมูล รายการแบบเลื่อนลงในส่วนการแปลงเพื่อเลือกรูปแบบ

1. เลือก แทนที่ปัจจุบัน.

1. ดำเนินการขั้นตอนนี้ต่อสำหรับแต่ละคอลัมน์ในชุดข้อมูลของคุณ
2. เมื่อเสร็จแล้วคุณจะเห็นผลลัพธ์ตัวอย่างและสามารถเลือกได้ ปิดและโหลด บน บ้าน แท็บ

คุณจะได้รับไฟล์ที่นำเข้าพร้อมจำนวนแถวที่โหลด จากนั้นคุณสามารถทำการปรับเปลี่ยนเพิ่มเติมได้ตามต้องการและบันทึกไฟล์

นำเข้าไฟล์โดยใช้ Excel เวอร์ชันอื่น

หากคุณใช้ Excel บน Mac หรือเวอร์ชันอื่น เช่น Excel 2013 ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อนำเข้าข้อความหรือไฟล์ CSV

1. ไปที่ ข้อมูล แท็บ ให้เปิดไฟล์ รับข้อมูล เมนูและเลือก จากข้อความ.

1. เรียกดูและเลือกไฟล์ จากนั้นเลือก นำเข้า หรือ รับข้อมูล.

1. ในหน้าต่างตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ ให้เลือก คั่นด้วย และเลือกตั้งค่าเริ่มนำเข้าที่แถว ที่มาของไฟล์ และกำหนดว่าข้อมูลของคุณมีส่วนหัวของคอลัมน์หรือไม่ เลือก ต่อไป.

1. ในหน้าจอถัดไป ทำเครื่องหมายกล่องกาเครื่องหมายสำหรับประเภทของตัวคั่นที่คุณใช้ เช่น แท็บ จุลภาค หรือช่องว่าง แล้วเลือก ต่อไป.

1. ในหน้าจอสุดท้าย คุณมีตัวเลือกในการจัดรูปแบบข้อมูล โดยเลือกแต่ละคอลัมน์แล้วเลือกรูปแบบข้อมูลที่ด้านบน แจ้งวันที่สามารถเลือกโครงสร้างได้ สำหรับข้อมูลตัวเลขคุณสามารถเลือกได้ ขั้นสูง เพื่อเลือกตัวคั่นทศนิยมและหลักพัน เลือก เสร็จ.

1. ในกล่องโต้ตอบนำเข้าข้อมูล ให้เลือกเซลล์สำหรับ แผ่นงานที่มีอยู่ หรือเลือก แผ่นใหม่ สำหรับข้อมูล เลือก นำเข้า.

จากนั้น คุณจะนำเข้ารายชื่อผู้รับและพร้อมสำหรับการตรวจสอบ แก้ไข และบันทึก

ตั้งค่ารายชื่อผู้รับจดหมายใน Excel

ไม่ว่าคุณจะนำเข้าไฟล์ตามที่อธิบายไว้ข้างต้นหรือสร้างรายชื่อผู้รับจดหมายใน Excel ตั้งแต่เริ่มต้น มีหลายสิ่งที่ต้องคำนึงถึง สิ่งเหล่านี้อาจทำให้คุณต้องปรับข้อมูล Excel ของคุณ

ทำให้เเน่นอน:

• ข้อมูลมีการจัดรูปแบบอย่างถูกต้องสำหรับข้อความ เปอร์เซ็นต์ และตัวเลข (อธิบายไว้ด้านล่าง)
• ชื่อคอลัมน์ในแผ่นงานของคุณตรงกับชื่อเขตข้อมูลที่คุณวางแผนจะใช้ใน Word
• ข้อมูลอยู่ในแผ่นงานแรกของสมุดงานของคุณ
• สมุดงานจะถูกบันทึกไว้ในเครื่อง (บนคอมพิวเตอร์ของคุณ)
• การแก้ไขหรือการเปลี่ยนแปลงจะเสร็จสิ้นก่อนที่จะเชื่อมต่อแผ่นงานใน Word

จัดรูปแบบรายการจดหมาย Excel

นอกจากการจัดการข้อมูลสำหรับรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณใน Excel แล้ว คุณต้องแน่ใจว่ามีการจัดรูปแบบอย่างถูกต้อง สิ่งนี้จำเป็นสำหรับเปอร์เซ็นต์และรหัสไปรษณีย์

• เปอร์เซ็นต์: ตามค่าเริ่มต้น เปอร์เซ็นต์จะคูณด้วย 100 จัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์เป็นข้อความหากคุณต้องการหลีกเลี่ยงการคำนวณนี้
• ตัวเลข: จัดรูปแบบตัวเลขให้ตรงกับหมวดหมู่ ตัวอย่างเช่น ใช้สกุลเงินสำหรับจำนวนเงินดอลลาร์
• รหัสไปรษณีย์: จัดรูปแบบรหัสไปรษณีย์เป็นข้อความ หากคุณจัดรูปแบบเป็น Numbers คุณจะสูญเสียเลขศูนย์นำหน้าสำหรับรหัส เช่น 00321

หากต้องการจัดรูปแบบข้อมูลของคุณ ให้เลือกคอลัมน์ ไปที่ บ้าน และเลือกรูปแบบในไฟล์ รูปแบบตัวเลข รายการแบบเลื่อนลง

โปรดทราบว่าแม้ว่าคุณจะจัดรูปแบบข้อมูลเฉพาะตามหมวดหมู่ แต่จะไม่แสดงสัญลักษณ์ที่เกี่ยวข้องเมื่อคุณเชื่อมต่อกับ Word ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณแมปเปอร์เซ็นต์ คุณจะเห็นเฉพาะตัวเลขที่แสดง ไม่ใช่เครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ คุณควรเพิ่มสัญลักษณ์ที่คุณต้องการให้อยู่ติดกับเขตข้อมูลที่แมปในเอกสารจดหมายเวียนของ Word

พร้อมที่จะผสาน

เมื่อคุณมีรายชื่อผู้รับพร้อมที่จะส่งใน Excel ก็ถึงเวลาใช้ฟีเจอร์จดหมายเวียนของ Word เพื่อเสร็จสิ้นกระบวนการ ไม่ว่าจะเป็นจดหมายส่วนตัวหรือข้อความอีเมล โปรดดูบทช่วยสอนของเรา การสร้างจดหมายเวียนใน Microsoft Word เพื่อดูรายละเอียดที่สมบูรณ์

นอกจากนี้ คุณสามารถตรวจสอบวิธีการได้ สร้างป้ายกำกับในเอกสาร Word จากสเปรดชีต Excel.