Hur man sammanfogar brev från Excel till Microsoft Word

Om du vill skapa en sammankoppling från Excel till Word är det mer inblandat än att bara ansluta ett kalkylblad. Oavsett om du ställer in Excel-arket från början eller importerar en text- eller CSV-fil, måste du se till att dina data är korrekt strukturerade.

Vi visar dig hur du formaterar din e-postlista i ett Microsoft Excel-dokument så att när du ansluter den till Word för brevkopplingen, allt fungerar som det ska.

Importera en fil till Excel.

Om du har en text- eller CSV-fil som datakälla för e-postlistan kan du importera den till en Excel-fil. Därifrån kan du ordna och formatera informationen korrekt innan du ansluter den via funktionen för sammankoppling av brev eller guiden i Word.

Även om processen är liknande för versioner av Excel, är den något annorlunda för Microsoft 365 jämfört med Excel för Mac eller andra Excel-versioner.

Importera en fil med Microsoft 365.

Om du använder Excel med Microsoft 365 på Windows följer du dessa steg för att importera din datafil.

1. Gå till Data fliken och välj Från Text/CSV i avsnittet Hämta och transformera data på menyfliksområdet.

1. Bläddra efter och välj filen. Sedan Välj Importera.

1. I popup-fönstret bekräftar eller redigerar du de tre rullgardinsmenyerna högst upp för File Origin, Delimiter och Data Type Detection.

1. För att formatera fälten vid import, välj Förvandla data. Obs: Om du planerar att formatera dem senare, välj Ladda för att importera data direkt.

1. Om du väljer Förvandla data, välj den första kolumnen du vill formatera i Power Query-fönstret som visas.
2. Gå sedan till Hem fliken och använd Data typ rullgardinsmenyn i avsnittet Transformera för att välja format.

1. Plocka Byt ut ström.

1. Fortsätt den här processen för varje kolumn i din datauppsättning.
2. När du är klar ser du förhandsgranskningsresultaten och kan välja Stäng & Ladda på Hem flik.

Du kommer att få din importerade fil med antalet laddade rader. Du kan sedan göra ytterligare justeringar efter behov och spara filen.

Importera en fil med andra Excel-versioner.

Om du använder Excel på Mac eller en annan version som Excel 2013 följer du dessa steg för att importera en text- eller CSV-fil.

1. Gå till Data fliken, öppna Hämta data meny och välj Från text.

1. Bläddra efter och välj filen. Sedan Välj Importera eller Hämta data.

1. I fönstret Textimportguiden väljer du Avgränsad och valfritt ställ in Starta import vid rad, filursprung och om din data innehåller kolumnrubriker. Välj Nästa.

1. På nästa skärm markerar du kryssrutan för den typ av avgränsare du använder som tabb, komma eller blanksteg och väljer Nästa.

1. På den sista skärmen har du möjlighet att formatera data. För att göra det, välj varje kolumn och välj dess dataformat överst. Meddelande om datum, du kan välja struktur; för numeriska data kan du välja Avancerad för att välja decimal- och tusentalsavgränsare. Välj Avsluta.

1. I dialogrutan Importera data väljer du en cell för en Befintligt blad eller välj Nytt blad för uppgifterna. Välj Importera.

Du kommer sedan att ha din mottagarlista importerad och redo att granska, redigera och spara.

Ställ in e-postlistan i Excel.

Oavsett om du importerar en fil enligt beskrivningen ovan eller skapar din e-postlista i Excel från grunden, finns det flera saker att tänka på. Dessa kan kräva att du justerar dina Excel-data.

Se till att:

• Uppgifterna är korrekt formaterade för text, procentsatser och siffror (beskrivs nedan)
• Kolumnnamnen i ditt ark matchar fältnamnen du planerar att använda i Word.
• Data finns i det första arket i din arbetsbok.
• Arbetsboken sparas lokalt (på din dator)
• Redigeringarna eller ändringarna slutförs innan arket ansluts i Word.

Formatera e-postlistan i Excel.

Tillsammans med att hantera data för din e-postlista i Excel måste du vara säker på att den är korrekt formaterad. Detta är absolut nödvändigt för procentsatser och postnummer.

• Procentandelar: Som standard multipliceras procentsatserna med 100. Formatera procentsatser som text om du vill undvika denna beräkning.
• Tal: Formatera siffror så att de matchar deras kategorier. Använd till exempel Valuta för dollarbelopp.
• Postnummer eller postnummer: Formatera postnummer eller postnummer som text. Om du formaterar dem som siffror kommer du att förlora de inledande nollorna för koder som 00321.

För att formatera dina data, välj en kolumn, gå till Hem fliken och välj formatet i Nummerformat rullgardinsmenyn.

Tänk på att även om du formaterar data som är specifik för dess kategori, visar den inte motsvarande symboler när du ansluter den till Word. Till exempel, när du kartlägger en procentandel ser du bara siffran, inte procenttecknet. Du bör lägga till de symboler du vill ha bredvid de mappade fälten i Word-dokumentet.

Klar att slå samman.

När du har din mottagarlista redo att gå i Excel är det dags att använda Word-funktionen för sammankoppling av brev för att avsluta processen. Oavsett om personliga brev eller e-postmeddelanden, titta på vår handledning för skapa en sammanslagning i Microsoft Word för fullständiga detaljer.

Dessutom kan du kolla in hur skapa etiketter i ett Word-dokument från ett Excel-kalkylblad.