Cum să îmbinați prin corespondență din Excel în Microsoft Word

Dacă doriți să creați o îmbinare prin corespondență din Excel în Word, este mai mult implicat decât simpla conectare a unei foi de lucru. Indiferent dacă configurați foaia Excel de la zero sau importați un fișier text sau CSV, trebuie să vă asigurați că datele sunt structurate corect.

Vă vom arăta cum să formatați lista de corespondență într-un document Microsoft Excel, astfel încât atunci când vă conectați la acesta Cuvânt pentru îmbinare prin corespondență, totul funcționează corect.

Importați un fișier în Excel.

Dacă aveți un fișier text sau CSV ca sursă de date pentru lista de corespondență, îl puteți importa într-un fișier Excel. De acolo, puteți aranja și formata corect datele înainte de a le conecta prin funcția de îmbinare a corespondenței sau Wizard în Word.

Deși procesul este similar pentru versiunile de Excel, este ușor diferit pentru Microsoft 365 față de Excel pentru Mac sau alte versiuni de Excel.

Importați un fișier utilizând Microsoft 365.

Dacă utilizați Excel cu Microsoft 365 pe Windows, urmați acești pași pentru a importa fișierul de date.

1. Du-te la Date filă și selectați Din text/CSV în secțiunea Obținere și transformare date a panglicii.

1. Căutați și selectați fișierul. Atunci alege Import.

1. În fereastra pop-up, confirmați sau editați cele trei meniuri drop-down din partea de sus pentru Origine fișier, Delimitare și Detectare tip de date.

1. Pentru a formata câmpurile la import, selectați Transformați datele. Notă: Dacă intenționați să le formatați mai târziu, selectați Sarcină pentru a importa datele direct.

1. Dacă alegi Transformați datele, selectați prima coloană pe care doriți să o formatați în fereastra Power Query care se afișează.
2. Apoi, du-te la Acasă fila și utilizați Tip de date lista derulantă din secțiunea Transformare pentru a alege formatul.

1. Alege Înlocuiți curentul.

1. Continuați acest proces pentru fiecare coloană din setul de date.
2. Când terminați, veți vedea rezultatele previzualizării și puteți selecta Închideți și încărcați pe Acasă fila.

Veți primi fișierul dvs. importat cu numărul de rânduri încărcate. Apoi puteți face ajustări suplimentare după cum este necesar și puteți salva fișierul.

Importați un fișier utilizând alte versiuni Excel.

Dacă utilizați Excel pe Mac sau o altă versiune, cum ar fi Excel 2013, urmați acești pași pentru a importa un fișier text sau CSV.

1. Du-te la Date fila, deschideți Obțineți date meniu și alegeți Din Text.

1. Căutați și selectați fișierul. Atunci alege Import sau Obțineți date.

1. În fereastra Expert Import Text, alegeți Delimitat și, opțional, setați Start Import at Row, File Origin și dacă datele dvs. conțin anteturi de coloană. Selectați Următorul.

1. Pe ecranul următor, bifați caseta de selectare pentru tipul de delimitator pe care îl utilizați, cum ar fi tabulatură, virgulă sau spațiu, și selectați Următorul.

1. Pe ecranul final, aveți opțiunea de a formata datele. Pentru a face acest lucru, selectați fiecare coloană și alegeți formatul de date din partea de sus. Observați pentru date, puteți alege structura; pentru date numerice, puteți selecta Avansat pentru a alege separatorii Decimal și Mii. Selectați finalizarea.

1. În caseta de dialog Import date, selectați o celulă pentru un Foaie existentă sau alege Foaie nouă pentru date. Selectați Import.

Veți avea apoi lista de destinatari importată și pregătită pentru revizuire, editare și salvare.

Configurați lista de corespondență în Excel.

Indiferent dacă importați un fișier așa cum este descris mai sus sau vă creați lista de corespondență în Excel de la zero, există câteva lucruri de reținut. Acestea pot necesita să ajustați datele Excel.

Asigura-te ca:

• Datele sunt formatate corect pentru text, procente și numere (descrise mai jos)
• Numele coloanelor din foaia dvs. se potrivesc cu numele câmpurilor pe care intenționați să le utilizați în Word.
• Datele se află în prima foaie a registrului de lucru.
• Registrul de lucru este salvat local (pe computer)
• Editările sau modificările sunt finalizate înainte de a conecta foaia în Word.

Formatați lista de corespondență Excel.

Pe lângă gestionarea datelor pentru lista dvs. de corespondență în Excel, trebuie să vă asigurați că acestea sunt formatate corect. Acest lucru este imperativ pentru procente și coduri poștale sau poștale.

• Procente: În mod implicit, procentele sunt înmulțite cu 100. Formatați procentele ca Text dacă doriți să evitați acest calcul.
• Numerele: Formatați numerele pentru a se potrivi cu categoriile lor. De exemplu, utilizați Moneda pentru sume în dolari.
• Cod poștal sau poștal: Formatați codurile poștale sau poștale ca text. Dacă le formatați ca numere, veți pierde zerourile de început pentru coduri precum 00321.

Pentru a vă formata datele, selectați o coloană, accesați Acasă fila și alegeți formatul din Format de număr lista verticală.

Rețineți că, deși formatați datele specifice categoriei sale, acestea nu afișează simbolurile corespunzătoare atunci când le conectați la Word. De exemplu, atunci când mapați un procent, veți vedea doar afișarea numărului, nu semnul procentului. Ar trebui să adăugați simbolurile dorite lângă câmpurile mapate în documentul de îmbinare a corespondenței Word.

Gata de fuzionare.

După ce ați pregătit lista de destinatari în Excel, este timpul să utilizați funcția de îmbinare a corespondenței Word pentru a finaliza procesul. Fie că sunt scrisori personalizate sau mesaje de e-mail, uită-te la tutorialul nostru pentru crearea unei îmbinări de corespondență în Microsoft Word pentru detalii complete.

În plus, puteți verifica cum creați etichete într-un document Word dintr-o foaie de calcul Excel.