Kā izveidot pasta sapludināšanu no Excel uz Microsoft Word

Ja vēlaties izveidot pasta sapludināšanu no Excel uz Word, ir nepieciešams vairāk nekā tikai darblapas savienošana. Neatkarīgi no tā, vai Excel lapu iestatāt no jauna vai importējat teksta vai CSV failu, jums ir jāpārliecinās, vai jūsu dati ir pareizi strukturēti.

Mēs parādīsim, kā formatēt savu adresātu sarakstu Microsoft Excel dokumentā, lai, kad jūs to izveidotu ar savienojumu Vārds pasta sapludināšanai, viss darbojas pareizi.

Importējiet failu programmā Excel.

Ja jums ir teksta vai CSV fails kā adresātu saraksta datu avots, varat to importēt Excel failā. No turienes varat pareizi sakārtot un formatēt datus, pirms tos savienojat, izmantojot pasta sapludināšanas līdzekli vai Word vedni.

Lai gan process ir līdzīgs Excel versijām, tas nedaudz atšķiras Microsoft 365 un Excel operētājsistēmai Mac vai citām Excel versijām.

Importējiet failu, izmantojot Microsoft 365.

Ja izmantojat programmu Excel ar Microsoft 365 operētājsistēmā Windows, veiciet šīs darbības, lai importētu datu failu.

1. Dodieties uz Dati cilni un atlasiet No teksta/CSV lentes sadaļā Datu iegūšana un pārveidošana.

1. Pārlūkojiet un atlasiet failu. Pēc tam izvēlieties Importēt.

1. Uznirstošajā logā apstipriniet vai rediģējiet trīs augšpusē esošās nolaižamās izvēlnes Faila izcelsme, Atdalītājs un Datu tipa noteikšana.

1. Lai formatētu laukus importēšanas laikā, atlasiet Pārveidot datus. Piezīme. Ja plānojat tos formatēt vēlāk, atlasiet Ielādēt lai tieši importētu datus.

1. Ja izvēlaties Pārveidot datus, parādītajā Power Query logā atlasiet pirmo kolonnu, kuru vēlaties formatēt.
2. Pēc tam dodieties uz Mājas cilni un izmantojiet Datu tips nolaižamajā sarakstā sadaļā Pārveidot, lai izvēlētos formātu.

1. Izvēlēties Nomainiet strāvu.

1. Turpiniet šo procesu katrai datu kopas kolonnai.
2. Kad esat pabeidzis, jūs redzēsit priekšskatījuma rezultātus un varēsit atlasīt Aizvērt un ielādēt uz Mājas cilne.

Jūs saņemsit savu importēto failu ar ielādēto rindu skaitu. Pēc tam varat veikt papildu pielāgojumus, ja nepieciešams, un saglabāt failu.

Importējiet failu, izmantojot citas Excel versijas.

Ja izmantojat programmu Excel operētājsistēmā Mac vai citu versiju, piemēram, Excel 2013, veiciet šīs darbības, lai importētu teksta vai CSV failu.

1. Dodieties uz Dati cilni, atveriet Iegūt datus izvēlni un izvēlieties No teksta.

1. Pārlūkojiet un atlasiet failu. Pēc tam izvēlieties Importēt vai Iegūt datus.

1. Teksta importēšanas vedņa logā atlasiet Norobežots un pēc izvēles iestatiet opciju Sākt importēšanu rindā, faila izcelsmē un to, vai jūsu datos ir ietvertas kolonnu galvenes. Izvēlieties Nākamais.

1. Nākamajā ekrānā atzīmējiet izvēles rūtiņu izmantotā norobežotāja veidam, piemēram, tabulēšanai, komatam vai atstarpei, un atlasiet Nākamais.

1. Pēdējā ekrānā jums ir iespēja formatēt datus. Lai to izdarītu, atlasiet katru kolonnu un augšpusē izvēlieties tās datu formātu. Paziņojums par datumiem, jūs varat izvēlēties struktūru; skaitliskiem datiem varat atlasīt Papildu lai izvēlētos decimālo un tūkstošu atdalītājus. Izvēlieties Pabeigt.

1. Dialoglodziņā Datu importēšana atlasiet šūnu an Esošā lapa vai izvēlēties Jauna lapa par datiem. Izvēlieties Importēt.

Pēc tam jūsu adresātu saraksts tiks importēts un gatavs pārskatīšanai, rediģēšanai un saglabāšanai.

Iestatiet adresātu sarakstu programmā Excel.

Neatkarīgi no tā, vai importējat failu, kā aprakstīts iepriekš, vai izveidojat savu adresātu sarakstu programmā Excel no jauna, ir jāņem vērā vairākas lietas. Iespējams, jums būs jāpielāgo Excel dati.

Pārliecinies ka:

• Dati ir pareizi formatēti tekstam, procentiem un skaitļiem (aprakstīts tālāk)
• Kolonnu nosaukumi jūsu lapā atbilst lauku nosaukumiem, kurus plānojat izmantot programmā Word.
• Dati ir jūsu darbgrāmatas pirmajā lapā.
• Darbgrāmata tiek saglabāta lokāli (datorā)
• Labojumi vai izmaiņas tiek pabeigtas pirms lapas pievienošanas programmā Word.

Formatējiet pasta sarakstu Excel.

Papildus adresātu saraksta datu pārvaldīšanai programmā Excel ir jābūt pārliecinātiem, ka tie ir pareizi formatēti. Tas ir obligāti nepieciešams procentiem un pasta indeksiem.

• Procenti: pēc noklusējuma procenti tiek reizināti ar 100. Formatējiet procentus kā tekstu, ja vēlaties izvairīties no šī aprēķina.
• Skaitļi: formatējiet numurus, lai tie atbilstu to kategorijām. Piemēram, dolāru summām izmantojiet valūtu.
• Pasta indeksi vai pasta indeksi: formatējiet pasta indeksus kā tekstu. Ja formatēsit tos kā skaitļus, jūs zaudēsit sākuma nulles tādiem kodiem kā 00321.

Lai formatētu datus, atlasiet kolonnu un dodieties uz Mājas cilni un izvēlieties formātu Ciparu formāts izvēlnes saraksts.

Ņemiet vērā: lai gan formatējat to kategorijai raksturīgos datus, tie nerāda atbilstošus simbolus, kad to savienojat ar Word. Piemēram, kartējot procentus, jūs redzēsit tikai skaitļu displeju, nevis procentu zīmi. Jums jāpievieno simboli, kurus vēlaties pievienot kartētajiem laukiem Word pasta sapludināšanas dokumentā.

Gatavs sapludināšanai.

Kad adresātu saraksts ir gatavs lietošanai programmā Excel, ir pienācis laiks izmantot Word pasta sapludināšanas līdzekli, lai pabeigtu procesu. Neatkarīgi no tā, vai tie ir personalizēti vēstules vai e-pasta ziņojumi, skatiet mūsu apmācību pasta sapludināšanas izveide programmā Microsoft Word lai iegūtu pilnīgu informāciju.

Turklāt varat pārbaudīt, kā to izdarīt izveidot etiķetes Word dokumentā no Excel izklājlapas.