Kaip sujungti laiškų suliejimą iš „Excel“ į „Microsoft Word“.

Jei norite sukurti laiškų suliejimą iš „Excel“ į „Word“, reikia daugiau nei tiesiog prijungti darbalapį. Nesvarbu, ar „Excel“ lapą nustatote nuo nulio, ar importuojate teksto ar CSV failą, turite įsitikinti, kad jūsų duomenys yra tinkamai struktūrizuoti.

Parodysime, kaip suformatuoti savo adresų sąrašą Microsoft Excel dokumente, kad prisijungus prie Laiškų suliejimo žodis, viskas veikia tinkamai.

Importuokite failą į „Excel“.

Jei kaip adresų sąrašo duomenų šaltinį turite tekstinį arba CSV failą, galite jį importuoti į „Excel“ failą. Iš ten galite tinkamai tvarkyti ir formatuoti duomenis prieš prijungdami juos naudodami laiškų suliejimo funkciją arba vedlį programoje Word.

Nors „Excel“ versijų procesas yra panašus, „Microsoft 365“ ir „Excel for Mac“ ar kitų „Excel“ versijų procesas šiek tiek skiriasi.

Importuokite failą naudodami „Microsoft 365“.

Jei naudojate Excel su Microsoft 365 sistemoje Windows, atlikite šiuos veiksmus, kad importuotumėte duomenų failą.

1. Eikite į Duomenys skirtuką ir pasirinkite Iš teksto / CSV juostos skiltyje Gauti ir transformuoti duomenis.

1. Naršykite ir pasirinkite failą. Tada pasirinkite Importuoti.

1. Iššokančiajame lange patvirtinkite arba redaguokite tris viršuje esančius išskleidžiamuosius meniu, skirtus Failo kilmė, Skirituvas ir Duomenų tipo aptikimas.

1. Norėdami formatuoti laukus importuojant, pasirinkite Transformuoti duomenis. Pastaba: jei planuojate juos formatuoti vėliau, pasirinkite Įkelti tiesiogiai importuoti duomenis.

1. Jei pasirinksite Transformuoti duomenis, rodomame Power Query lange pasirinkite pirmąjį stulpelį, kurį norite formatuoti.
2. Tada eikite į Namai skirtuką ir naudokite Duomenų tipas išskleidžiamajame sąraše skiltyje Transformuoti, kad pasirinktumėte formatą.

1. Pasirinkti Pakeiskite srovę.

1. Tęskite šį procesą kiekvienam duomenų rinkinio stulpeliui.
2. Kai baigsite, pamatysite peržiūros rezultatus ir galėsite pasirinkti Uždaryti ir įkelti ant Namai skirtuką.

Gausite importuotą failą su įkeltų eilučių skaičiumi. Tada galite atlikti papildomus koregavimus, jei reikia, ir išsaugoti failą.

Importuokite failą naudodami kitas Excel versijas.

Jei naudojate „Excel“ sistemoje „Mac“ arba kitą versiją, pvz., „Excel 2013“, atlikite šiuos veiksmus, kad importuotumėte teksto arba CSV failą.

1. Eikite į Duomenys skirtuką, atidarykite Gaukite duomenis meniu ir pasirinkite Iš teksto.

1. Naršykite ir pasirinkite failą. Tada pasirinkite Importuoti arba Gaukite duomenis.

1. Lange Teksto importavimo vedlys pasirinkite Apribota ir pasirinktinai nustatykite Pradėti importavimą ties eilute, failo kilme ir ar jūsų duomenyse yra stulpelių antraštės. Pasirinkite Kitas.

1. Kitame ekrane pažymėkite naudojamo skirtuko tipo, pvz., tabuliavimo, kablelio ar tarpo, žymės langelį ir pasirinkite Kitas.

1. Paskutiniame ekrane turite galimybę formatuoti duomenis. Norėdami tai padaryti, pasirinkite kiekvieną stulpelį ir viršuje pasirinkite jo duomenų formatą. Pranešimas dėl datų, galite pasirinkti struktūrą; skaitiniams duomenims galite pasirinkti Išplėstinė norėdami pasirinkti dešimtainių ir tūkstančių skyriklius. Pasirinkite Baigti.

1. Dialogo lange Importuoti duomenis pasirinkite langelį Esamas lapas arba pasirinkti Naujas lapas už duomenis. Pasirinkite Importuoti.

Tada jūsų gavėjų sąrašas bus importuotas ir paruoštas peržiūrėti, redaguoti ir išsaugoti.

„Excel“ nustatykite pašto adresų sąrašą.

Nesvarbu, ar importuojate failą, kaip aprašyta aukščiau, ar kuriate adresatų sąrašą programoje „Excel“ nuo nulio, reikia atsiminti keletą dalykų. Dėl to gali reikėti pakoreguoti „Excel“ duomenis.

Įsitikinti, kad:

• Duomenys tinkamai suformatuoti tekstui, procentais ir skaičiais (aprašyta toliau)
• Stulpelių pavadinimai jūsų lape atitinka laukų pavadinimus, kuriuos planuojate naudoti programoje Word.
• Duomenys yra pirmame darbaknygės lape.
• Darbaknygė išsaugoma vietoje (kompiuteryje)
• Redagavimas arba pakeitimai užbaigiami prieš sujungiant lapą „Word“.

Formatuokite pašto sąrašą Excel.

Tvarkydami savo adresų sąrašo duomenis programoje „Excel“, turite būti tikri, kad jie tinkamai suformatuoti. Tai būtina procentams ir pašto kodams.

• Procentais: pagal numatytuosius nustatymus procentai dauginami iš 100. Formatuokite procentus kaip tekstą, jei norite išvengti šio skaičiavimo.
• Skaičiai: formatuokite numerius, kad atitiktų jų kategorijas. Pavyzdžiui, naudokite valiutą sumoms doleriais.
• Pašto kodai: suformatuokite pašto kodus kaip tekstą. Jei formatuosite juos kaip skaičius, prarasite priekinius nulius kodams, pvz., 00321.

Norėdami formatuoti duomenis, pasirinkite stulpelį ir eikite į Namai ir pasirinkite formatą Skaičių formatas Pasirinkimu sarasas.

Atminkite, kad nors formatuojate savo kategorijai būdingus duomenis, jie nerodo atitinkamų simbolių, kai prijungiate juos prie „Word“. Pavyzdžiui, kai susiejate procentą, matysite tik skaičių, o ne procentų ženklą. Turėtumėte pridėti simbolius, kuriuos norite pridėti prie susietų laukų Word laiškų suliejimo dokumente.

Paruošta sujungti.

Kai gavėjų sąrašas bus paruoštas naudoti „Excel“, laikas užbaigti procesą naudoti „Word“ laiškų suliejimo funkciją. Nesvarbu, ar suasmeninti laiškai, ar el. pašto žinutės, žiūrėkite mūsų mokymo programą laiškų suliejimo kūrimas „Microsoft Word“. dėl išsamios informacijos.

Be to, galite patikrinti, kaip tai padaryti kurti etiketes Word dokumente iš Excel skaičiuoklės.