Τρόπος συγχώνευσης αλληλογραφίας από το Excel στο Microsoft Word

Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας από το Excel στο Word, υπάρχει κάτι περισσότερο από το να συνδέσετε απλά ένα φύλλο εργασίας. Είτε ρυθμίζετε το φύλλο Excel από την αρχή είτε εισάγετε ένα αρχείο κειμένου ή CSV, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας είναι σωστά δομημένα.

Θα σας δείξουμε πώς να μορφοποιήσετε τη λίστα αλληλογραφίας σας σε ένα έγγραφο του Microsoft Excel έτσι ώστε όταν τη συνδέετε Word για τη συγχώνευση αλληλογραφίας, όλα λειτουργούν σωστά.

Εισαγάγετε ένα αρχείο στο Excel.

Εάν έχετε ένα αρχείο κειμένου ή CSV ως πηγή δεδομένων για τη λίστα αλληλογραφίας, μπορείτε να το εισαγάγετε σε ένα αρχείο Excel. Από εκεί, μπορείτε να τακτοποιήσετε και να μορφοποιήσετε σωστά τα δεδομένα προτού τα συνδέσετε μέσω της δυνατότητας συγχώνευσης αλληλογραφίας ή του Οδηγού στο Word.

Αν και η διαδικασία είναι παρόμοια για τις εκδόσεις του Excel, είναι ελαφρώς διαφορετική για το Microsoft 365 έναντι του Excel για Mac ή άλλες εκδόσεις του Excel.

Εισαγωγή αρχείου χρησιμοποιώντας το Microsoft 365.

Εάν χρησιμοποιείτε το Excel με το Microsoft 365 σε Windows, ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να εισαγάγετε το αρχείο δεδομένων σας.

1. μεταβείτε στο Δεδομένα καρτέλα και επιλέξτε Από Κείμενο/CSV στην ενότητα Λήψη & Μετατροπή δεδομένων της κορδέλας.

1. Αναζητήστε και επιλέξτε το αρχείο. Στη συνέχεια, επιλέξτε Εισαγωγή.

1. Στο αναδυόμενο παράθυρο, επιβεβαιώστε ή επεξεργαστείτε τα τρία αναπτυσσόμενα μενού στο επάνω μέρος για Προέλευση αρχείου, Οριοθέτηση και Ανίχνευση τύπου δεδομένων.

1. Για να μορφοποιήσετε τα πεδία κατά την εισαγωγή, επιλέξτε Μετασχηματισμός Δεδομένων. Σημείωση: Εάν σκοπεύετε να τα μορφοποιήσετε αργότερα, επιλέξτε Φορτώνω για την απευθείας εισαγωγή των δεδομένων.

1. Αν επιλέξετε Μετασχηματισμός Δεδομένων, επιλέξτε την πρώτη στήλη που θέλετε να μορφοποιήσετε στο παράθυρο Power Query που εμφανίζεται.
2. Στη συνέχεια, πηγαίνετε στο Σπίτι καρτέλα και χρησιμοποιήστε το Τύπος δεδομένων αναπτυσσόμενη λίστα στην ενότητα Μετασχηματισμός για να επιλέξετε τη μορφή.

1. Διαλέγω Αντικαταστήστε το ρεύμα.

1. Συνεχίστε αυτήν τη διαδικασία για κάθε στήλη στο σύνολο δεδομένων σας.
2. Όταν τελειώσετε, θα δείτε τα αποτελέσματα προεπισκόπησης και μπορείτε να επιλέξετε Κλείσιμο & Φόρτωση στο Σπίτι αυτί.

Θα λάβετε το εισαγόμενο αρχείο σας με τον αριθμό των σειρών που έχουν φορτωθεί. Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε πρόσθετες προσαρμογές όπως απαιτείται και να αποθηκεύσετε το αρχείο.

Εισαγάγετε ένα αρχείο χρησιμοποιώντας άλλες εκδόσεις του Excel.

Εάν χρησιμοποιείτε το Excel σε Mac ή άλλη έκδοση όπως το Excel 2013, ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να εισαγάγετε ένα αρχείο κειμένου ή CSV.

1. μεταβείτε στο Δεδομένα καρτέλα, ανοίξτε το Λήψη δεδομένων μενού και επιλέξτε Από Κείμενο.

1. Αναζητήστε και επιλέξτε το αρχείο. Στη συνέχεια, επιλέξτε Εισαγωγή ή Λήψη δεδομένων.

1. Στο παράθυρο "Οδηγός εισαγωγής κειμένου", επιλέξτε Οριοθετημένη και προαιρετικά ορίστε την Έναρξη εισαγωγής στη σειρά, Προέλευση αρχείου και εάν τα δεδομένα σας περιέχουν κεφαλίδες στηλών. Επιλέγω Επόμενο.

1. Στην επόμενη οθόνη, επισημάνετε το πλαίσιο ελέγχου για τον τύπο οριοθέτη που χρησιμοποιείτε, όπως στηλοθέτη, κόμμα ή διάστημα και επιλέξτε Επόμενο.

1. Στην τελική οθόνη, έχετε την επιλογή να μορφοποιήσετε τα δεδομένα. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε κάθε στήλη και επιλέξτε τη μορφή δεδομένων της στο επάνω μέρος. Σημείωση για ημερομηνίες, μπορείτε να επιλέξετε τη δομή. για αριθμητικά δεδομένα, μπορείτε να επιλέξετε Προχωρημένος για να επιλέξετε τα διαχωριστικά δεκαδικών και χιλιάδων. Επιλέγω Φινίρισμα.

1. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή δεδομένων, επιλέξτε ένα κελί για ένα Υπάρχον φύλλο ή επιλέξτε Νέο φύλλο για τα δεδομένα. Επιλέγω Εισαγωγή.

Στη συνέχεια, θα εισαγάγετε τη λίστα παραληπτών σας και θα είναι έτοιμη για έλεγχο, επεξεργασία και αποθήκευση.

Ρυθμίστε τη λίστα αλληλογραφίας στο Excel.

Είτε εισάγετε ένα αρχείο όπως περιγράφεται παραπάνω είτε δημιουργείτε τη λίστα αλληλογραφίας σας στο Excel από την αρχή, υπάρχουν πολλά πράγματα που πρέπει να έχετε υπόψη σας. Αυτά μπορεί να απαιτούν από εσάς να προσαρμόσετε τα δεδομένα σας Excel.

Σιγουρέψου ότι:

• Τα δεδομένα έχουν μορφοποιηθεί σωστά για κείμενο, ποσοστά και αριθμούς (περιγράφονται παρακάτω)
• Τα ονόματα στηλών στο φύλλο σας ταιριάζουν με τα ονόματα πεδίων που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε στο Word.
• Τα δεδομένα βρίσκονται στο πρώτο φύλλο του βιβλίου εργασίας σας.
• Το βιβλίο εργασίας αποθηκεύεται τοπικά (στον υπολογιστή σας)
• Οι επεξεργασίες ή οι αλλαγές οριστικοποιούνται πριν από τη σύνδεση του φύλλου στο Word.

Μορφοποιήστε τη λίστα αλληλογραφίας Excel.

Παράλληλα με τη διαχείριση των δεδομένων για τη λίστα αλληλογραφίας σας στο Excel, πρέπει να είστε βέβαιοι ότι έχει μορφοποιηθεί σωστά. Αυτό είναι επιτακτική ανάγκη για ποσοστά και ταχυδρομικούς κώδικες ή ταχυδρομικούς κώδικες.

• Ποσοστά: Από προεπιλογή, τα ποσοστά πολλαπλασιάζονται επί 100. Μορφοποιήστε τα ποσοστά ως Κείμενο εάν θέλετε να αποφύγετε αυτόν τον υπολογισμό.
• Αριθμοί: Μορφοποιήστε τους αριθμούς ώστε να ταιριάζουν με τις κατηγορίες τους. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε το νόμισμα για ποσά σε δολάρια.
• Ταχυδρομικοί ή Ταχυδρομικοί Κώδικες: Μορφοποιήστε τους ταχυδρομικούς κώδικες ως Κείμενο. Εάν τα μορφοποιήσετε ως Αριθμοί, θα χάσετε τα μηδενικά που προηγούνται για κωδικούς όπως ο 00321.

Για να μορφοποιήσετε τα δεδομένα σας, επιλέξτε μια στήλη και μεταβείτε στο Σπίτι καρτέλα και επιλέξτε τη μορφή στο Μορφή αριθμού αναπτυσσόμενη λίστα.

Λάβετε υπόψη ότι παρόλο που μορφοποιείτε τα δεδομένα που αφορούν συγκεκριμένα την κατηγορία τους, δεν εμφανίζουν τα αντίστοιχα σύμβολα όταν τα συνδέετε στο Word. Για παράδειγμα, όταν αντιστοιχίζετε ένα ποσοστό, θα βλέπετε μόνο την εμφάνιση του αριθμού και όχι το σύμβολο του ποσοστού. Θα πρέπει να προσθέσετε τα σύμβολα που θέλετε δίπλα στα αντιστοιχισμένα πεδία στο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word.

Έτοιμοι για Συγχώνευση.

Μόλις έχετε τη λίστα παραληπτών σας έτοιμη για μετάβαση στο Excel, ήρθε η ώρα να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία. Είτε εξατομικευμένες επιστολές είτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δείτε το σεμινάριο μας για δημιουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Microsoft Word για πλήρεις λεπτομέρειες.

Επιπλέον, μπορείτε να δείτε πώς να δημιουργήστε ετικέτες σε ένα έγγραφο του Word από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel.