So führen Sie einen Serienbrief von Excel nach Microsoft Word durch

Wenn Sie einen Serienbrief von Excel nach Word erstellen möchten, ist mehr erforderlich, als nur ein Arbeitsblatt zu verbinden. Unabhängig davon, ob Sie die Excel-Tabelle von Grund auf neu einrichten oder eine Text- oder CSV-Datei importieren, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Daten richtig strukturiert sind.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Mailingliste in einem Microsoft Excel-Dokument so formatieren, dass Sie es beim Verbinden mit Wort für den Seriendruck, alles funktioniert einwandfrei.

Importieren Sie eine Datei in Excel.

Wenn Sie eine Text- oder CSV-Datei als Datenquelle für die Mailingliste haben, können Sie diese in eine Excel-Datei importieren. Von dort aus können Sie die Daten richtig anordnen und formatieren, bevor Sie sie über die Seriendruckfunktion oder den Assistenten in Word verbinden.

Während der Prozess für Excel-Versionen ähnlich ist, unterscheidet er sich bei Microsoft 365 geringfügig von Excel für Mac oder anderen Excel-Versionen.

Importieren Sie eine Datei mit Microsoft 365.

Wenn Sie Excel mit Microsoft 365 unter Windows verwenden, befolgen Sie diese Schritte, um Ihre Datendatei zu importieren.

1. Gehe zum Daten Tab und wählen Sie aus Aus Text/CSV im Abschnitt „Daten abrufen und transformieren“ des Menübands.

1. Suchen Sie nach der Datei und wählen Sie sie aus. Dann wähle Importieren.

1. Bestätigen oder bearbeiten Sie im Popup-Fenster oben die drei Dropdown-Menüs für Dateiursprung, Trennzeichen und Datentyperkennung.

1. Um die Felder beim Import zu formatieren, wählen Sie Daten transformieren. Hinweis: Wenn Sie sie später formatieren möchten, wählen Sie Belastung um die Daten direkt zu importieren.

1. Wenn du wählst Daten transformierenWählen Sie im angezeigten Power Query-Fenster die erste Spalte aus, die Sie formatieren möchten.
2. Dann gehen Sie zu Heim Registerkarte und verwenden Sie die Datentyp Dropdown-Liste im Abschnitt „Transformieren“, um das Format auszuwählen.

1. Wählen Strom ersetzen.

1. Setzen Sie diesen Vorgang für jede Spalte in Ihrem Datensatz fort.
2. Wenn Sie fertig sind, sehen Sie die Vorschauergebnisse und können auswählen Schließen und laden auf der Heim Tab.

Sie erhalten Ihre importierte Datei mit der Anzahl der geladenen Zeilen. Anschließend können Sie bei Bedarf weitere Anpassungen vornehmen und die Datei speichern.

Importieren Sie eine Datei mit anderen Excel-Versionen.

Wenn Sie Excel auf einem Mac oder eine andere Version wie Excel 2013 verwenden, befolgen Sie diese Schritte, um eine Text- oder CSV-Datei zu importieren.

1. Gehe zum Daten Öffnen Sie die Registerkarte Daten bekommen Menü auswählen und auswählen Aus Text.

1. Suchen Sie nach der Datei und wählen Sie sie aus. Dann wähle Importieren oder Daten bekommen.

1. Wählen Sie im Fenster Textimport-Assistent die Option aus Abgegrenzt und legen Sie optional den Import bei Zeile beginnen, den Dateiursprung fest und legen Sie fest, ob Ihre Daten Spaltenüberschriften enthalten. Wählen Nächste.

1. Aktivieren Sie im nächsten Bildschirm das Kontrollkästchen für den von Ihnen verwendeten Trennzeichentyp, z. B. Tabulator, Komma oder Leerzeichen, und wählen Sie aus Nächste.

1. Auf dem letzten Bildschirm haben Sie die Möglichkeit, die Daten zu formatieren. Wählen Sie dazu jede Spalte aus und wählen Sie oben deren Datenformat aus. Beachten Sie die Daten. Sie können die Struktur auswählen. Für numerische Daten können Sie auswählen Fortschrittlich , um die Dezimal- und Tausendertrennzeichen auszuwählen. Wählen Beenden.

1. Wählen Sie im Dialogfeld „Daten importieren“ eine Zelle für eine aus Vorhandenes Blatt oder wählen Neues Blatt für die Daten. Wählen Importieren.

Anschließend wird Ihre Empfängerliste importiert und kann überprüft, bearbeitet und gespeichert werden.

Richten Sie die Mailingliste in Excel ein.

Unabhängig davon, ob Sie eine Datei wie oben beschrieben importieren oder Ihre Mailingliste in Excel von Grund auf erstellen, gibt es mehrere Dinge zu beachten. Dies kann eine Anpassung Ihrer Excel-Daten erforderlich machen.

Stelle sicher das:

• Die Daten sind für Text, Prozentsätze und Zahlen korrekt formatiert (siehe unten).
• Die Spaltennamen in Ihrem Blatt stimmen mit den Feldnamen überein, die Sie in Word verwenden möchten.
• Die Daten befinden sich im ersten Blatt Ihrer Arbeitsmappe.
• Die Arbeitsmappe wird lokal (auf Ihrem Computer) gespeichert.
• Die Bearbeitungen oder Änderungen werden abgeschlossen, bevor das Blatt in Word verbunden wird.

Formatieren Sie die Mailliste in Excel.

Neben der Verwaltung der Daten Ihrer Mailingliste in Excel müssen Sie auch auf deren korrekte Formatierung achten. Dies ist für Prozentangaben und Postleitzahlen zwingend erforderlich.

• Prozentsätze: Standardmäßig werden Prozentsätze mit 100 multipliziert. Formatieren Sie Prozentsätze als Text, wenn Sie diese Berechnung vermeiden möchten.
• Zahlen: Zahlen so formatieren, dass sie ihren Kategorien entsprechen. Verwenden Sie beispielsweise „Währung“ für Dollarbeträge.
• Postleitzahlen oder Postleitzahlen: Postleitzahlen oder Postleitzahlen als Text formatieren. Wenn Sie sie als Zahlen formatieren, gehen die führenden Nullen für Codes wie 00321 verloren.

Um Ihre Daten zu formatieren, wählen Sie eine Spalte aus und gehen Sie zu Heim Klicken Sie auf die Registerkarte und wählen Sie das Format aus Zahlenformat Dropdown-Liste.

Beachten Sie, dass die Daten zwar kategoriespezifisch formatiert werden, beim Verbinden mit Word jedoch keine entsprechenden Symbole angezeigt werden. Wenn Sie beispielsweise einen Prozentsatz zuordnen, sehen Sie nur die Zahlenanzeige, nicht das Prozentzeichen. Sie sollten die gewünschten Symbole neben den zugeordneten Feldern im Word-Serienbriefdokument hinzufügen.

Bereit zum Zusammenführen.

Sobald Sie Ihre Empfängerliste in Excel fertig haben, ist es an der Zeit, die Serienbrieffunktion von Word zu verwenden, um den Vorgang abzuschließen. Ob personalisierte Briefe oder E-Mail-Nachrichten, schauen Sie sich unser Tutorial an Erstellen eines Seriendrucks in Microsoft Word für vollständige Details.

Darüber hinaus erfahren Sie, wie es geht Erstellen Sie Etiketten in einem Word-Dokument aus einer Excel-Tabelle.